Namensschild-Design: Grundlagen & Praxiseinsatz bei Bits & Pretzels

Sie unterschätzen Namensschilder und schenken ihnen nicht viel Beachtung. Möglicherweise erachten Sie sie als nicht sonderlich wichtig für Ihre Veranstaltung? In einem umfassenden Einblick lernen Sie das A-Z des Namensschild-Designs kennen.

Die theoretischen Überlegungen für das Namensschild-Design sind einfach. In der Praxis erleben wir auf unseren betreuten Veranstaltungen nicht selten das Gegenteil: Wir sehen Namensschilder, die kompliziert und dekoriert sind, statt zielgerichtet und funktional zu sein.

Namensschild-Design ist nicht banal

Im praktischen Einsatz zeigt sich wie komplex die Überlegungen für ein effektives Namensschild ausfallen können. Als Veranstalter vergessen Sie im Vorbereitungsstress auch nicht selten dessen zentrale Funktion: Ein Namensschild trägt den Namen. Es stellt ihn deutlich sichtbar und erkennbar zur Schau und wird von einem Besucher getragen.

In den folgenden theoretischen Grundlagen lernen Sie wichtige Detailaspekte kennen (z. B. Größe, Design, Positionierung) und sehen am praktischen Beispiel unseres Kunden „Bits & Pretzels“ wie eine schnörkellose Umsetzung für ein Namensschild ausschauen kann.

Inhaltsverzeichnis

• Die 3 Kern-Elemente für das Namensschild-Design
• Design eines Namensschildes am Beispiel Bits & Pretzels
• Design und Layout: Praxis
• Hält fest: Das Lanyard!
• Wichtige Praxisfragen
• Das Top-Namensschild: Die Checkliste
• Schlussfolgerung: Kopf hoch!

Namensschilder machen Ihre Messe und Konferenz erfolgreich

Ein Namensschild ist für das menschliche Auge und den menschlichen Körper gemacht. Es benötigt eine Form und Größe, die dem Auge schmeichelt. Das Namensschild muss dem Träger aber auch ein nicht spürbares Erlebnis bereiten.

Allgemein macht man beim Thema Namensschild auch Gebrauch von den theoretischen Erwägungen der folgenden drei Forschungsbereiche: Wegfindung (Orientierung), Anthropometrie (Wissenschaft von den Maßen des menschlichen Körpers) und Typografie. Sie beeinflussen das Design eines Namensschildes und werden an der relevanten Stelle im Artikel beispielhaft erklärt.

Die 3 Kern-Elemente für das Namensschild-Design

Wenn Sie ein Namensschild als Designobjekt für den menschlichen Gebrauch entwickeln, ist wichtig, es auf seine grundlegenden Funktionen und Elemente zu reduzieren. Jedes Teilelement trägt funktional zum Gesamterlebnis bei, weil es mit den anderen Teilelementen interagiert. Es wird nicht willkürlich gewählt.

Diese grundlegenden Elemente lauten:

1. Namensschild selbst (inkl. Lanyard)
2. Leser
3. Träger

Im Folgenden erfahren Sie, wie jedes Element zum Gesamteindruck vom Namensschild beiträgt. Sie lernen auch das vierte Element kennen, das weniger sichtbar ist und deshalb umso mehr im Kopf des Teilnehmers bleibt.

Design eines Namensschildes am Beispiel Bits & Pretzels

Ganz praktisch macht Bits & Pretzels von allen drei Elementen Gebrauch. Die Macher des 3-tägigen Gründerfestivals in München gehen pragmatisch an das Design des Namensschildes.

Ohne sich bei der Gestaltung in Details zu verlieren oder das Rad neu zu erfinden, sind die Badges rechteckig geformt (148 x 105 Millimeter) und bestehen von oben nach unten aus folgenden Bestandteilen:

• Vorname*
• Nachname*
• Firmenname*
• QR-Code*
• Kategorie, z. B. Student, Journalist, Investor oder Staff
• Eventname & Logo (Wort-Bild-Marke)

*Dieser Bestandteil wird auf einem Sticker per Thermodirektdrucker ausgedruckt und ist deshalb in der obigen Vorlage nicht zu sehen. Auf die einzelnen Bestandteile soll nach einem kurzen Typografie-Exkurs eingegangen werden.

Exkurs: Die Wichtigkeit von Typografie

Typografie meint die Kunst und angewandte Technik, Buchstaben so zu arrangieren, dass sie erkennbar, lesbar und attraktiv anzuschauen sind. Namensschilder werden primär getragen, um gelesen zu werden. Deshalb sind die typografischen Entscheidungen hinsichtlich der Lesbarkeit allen anderen Aspekten vorzuziehen.

Das Namensschild soll die menschliche Interaktion fördern und erhöhen. Es fungiert als eine Art deutlich zur Schau gestellte Visitenkarte und erlaubt so, auch aus einer Distanz außerhalb des Gesprächsabstandes gesehen zu werden. Die Teilnehmer können sich dadurch so natürlich wie möglich umschauen, ihren Blick schweifen lassen und dabei einfach den Namens eines potentiellen Gesprächspartners erkennen.

So wie Sie im Straßenverkehr Hinweisschilder aus der Ferne deutlich erkennen, sollte das Namensschild primär die gleiche Funktion erfüllen.

Elemente (Inhalte)

Die Relevanz und Wichtigkeit der sechs Bestandteile, die Bits & Pretzels in ihren Namensschildern einsetzt, soll nun näher betrachtet werden.

Vorname

Typografisch gesehen ist der Vorname das wichtigste Wort auf dem Namensschild. Jemanden mit seinem Vornamen anzusprechen ist die einfachste Form, einen direkten Kontakt zu diesem (noch) Fremden herzustellen. Veranstaltungen, die das „Sie“ und die Ansprache per „Frau“ oder „Herr“ erfordern, können deshalb das Networking unnötig erschweren.

Es ist höflich, Herr Meier zu sagen. Es ist direkt und nahbar, Konrad zu sagen. Nicht nur brechen Sie mit dem Vornamen das Eis zwischen Ihnen und der anderen Person. Sie geben dem angesprochenen Konrad auch ein wohlig-warmes und willkommenes Gefühl. Herr Meier wird sich entspannter in ein Gespräch begeben, wenn Sie ihm mit „Konrad“ entgegnen (und das Event das „Du“ zulässt).

Direkte Ansprache

Bei geschäftlichen Veranstaltungen macht diese direkte Ansprache den Unterschied, ob ein Gespräch zu einer Geschäftsbeziehung führt oder Sie nie mit dem Gegenüber warm werden. Die positive Verbindung, die dieser erste Kontakt per Vorname mit sich bringt, brennt sich beim Angesprochenen ein. Er hilft Ihnen möglicherweise in der Zukunft für eine Beziehung auf geschäftlicher Ebene.

Damit der Name auch in der Nutzung mit einem Lanyard gut sichtbar ist, kann die Kürzung des Lanyards nötig sein. Das stellt sicher, dass es auf einer natürlichen Sichthöhe (Brustkorb) hängt statt auf Bauchhöhe oder noch tiefer.

Nachname

Wenn Sie förmliche Events veranstalten, spielt die Verwendung des Nachnamens eine entscheidende Rolle. Denkbar ist in solchen Einsatzfällen den Nachnamen größer darzustellen als den Vornamen. Beachten Sie, dass Sie mit dem Namensschild auch das Event mitgestalten. Eine Veranstaltung lebt schließlich vom Austausch.

Schaffte die Betonung des Nachnamens auf dem Namensschild eher Distanz, weil Sie es durch das Feedback der Teilnehmer oder die Atmosphäre erfuhren, überdenken Sie Ihren distanzierten Ansatz beim nächsten Event.

Firmenname oder kein Firmenname?

Die Frage ist nicht banal. Anders als der Vorname ist die Erwähnung des Firmennamens ein optionales Element. Der Firmenname ist kein Muss auf dem Namensschild, weil Sie nicht mit der Firma sprechen, sondern mit einer Person.

Pro Firmenname

Für die Erwähnung des Firmennamens auf dem Namensschild spricht, dass der Leser eine grobe Einordnung vornehmen kann und sich daraus ein gezieltes Gespräch ergeben kann. Die Unterhaltung können Sie dann sehr strategisch führen und weniger dem Zufall überlassen. Informatives Networking und die Erweiterung des geschäftlichen Netzwerkes kann dadurch beschleunigt werden und die Teilnehmer gehen zufrieden nach Hause.

Ebenfalls erlaubt Ihnen das Namensschild, Kontakt zu einer Wunschfirma aufzubauen: ob aus persönlichem oder geschäftlichem Antrieb. Der Mitarbeiter wäre sozusagen das Eingangstor dazu. Ihre Zielsetzung zu haben ist gut und es wird Ihren Kollegen aus anderen Unternehmen bestimmt ähnlich gehen.

Offener Umgang

Sie können auch ganz transparent Ihre Ziele und Absichten Ihrem Gegenüber mitteilen: Das kommt auf die Chemie zwischen Ihnen und ihm/ihr an. Gehen Sie mit Bedacht mit Ihrem Kalkül um. Es soll nicht wie Öl an Ihrem Anzug kleben, im Sinne von: einmal berührt, kommt man nicht mehr davon los.

Geben Sie ihrem Gesprächspartner genug Freiraum, was den Körperabstand und inhaltlichen Austausch angeht. Sie sprechen nach wie vor mit einem Menschen. Er möchte sich mit Ihnen vernetzen und austauschen. Sie beide möchten das Gespräch genießen.

Von Mensch zu Mensch. So begegnen Sie Ihrem Gegenüber.

Erscheinungsbild des Firmennamens

Entscheiden Sie sich beim Namensschild für den Firmennamen, sollte er auch gut lesbar sein. So deutlich lesbar wie der Vorname, aber weniger gut lesbar als der Nachname. In jedem Fall muss sich der Firmenname optisch vom Vornamen absetzen.

Fazit: Geschieht das Networking auf Ihrer Veranstaltung sehr zielgerichtet und kalkuliert, sollte der Firmenname ähnlich gut wie der Vorname lesbar sein. Findet das Networking eher légère und offen statt, kann der Firmenname auch kleiner gedruckt werden. Eine Firmenname kann nämlich auch einen Vor-Eindruck bedienen, wie sie im folgenden Abschnitt lesen werden.

Contra Firmenname

Dagegen spricht die Gefahr, die Veranstaltung mit einem Tunnelblick zu erleben. Sie haben beispielsweise schon vorher von einer Firma gehört und nun haben Sie Ihren Ersteindruck bereits gewonnen. Auf dem Event stehen Sie nun einem Mitarbeiter dieser Firma so nahe, dass Sie sein Namensschild lesen können. Sie stellen bewusst noch keinen Augenkontakt her. Sie scannen zunächst nur das Namensschild. Gemäß Ihres zuvor gemerkten Eindrucks entscheiden Sie, ob Sie ein Gespräch mit der Person beginnen (oder nicht).

Eines jungfräulichen, persönlichen Eindrucks von dieser Person wurden Sie beraubt und nun haben dieses hartnäckige Bild im Kopf. Das passiert subtil, ohne dass Sie es böse mit dem Gegenüber meinen. So wie zwei Menschen nicht gut miteinander auskommen, weil sie sich nicht riechen können, haben Sie diesen tief abgespeicherten Vor-Eindruck inne. Er wird Ihr Handeln nun beeinflussen, ebenfalls subtil.

Vor-Eindruck widersetzen

Sie müssen sich aktiv diesem Vor-Eindruck widersetzen, wenn Sie der Person, der Sie zum ersten Mal persönlich gegenüberstehen, noch eine Chance geben wollen. Ein Spiel, das viel in Ihrem Kopf stattfindet.

Stellen Sie sich vor, Konrad würde Bettina ansprechen: „Und Bettina, was machst du bei Microsoft?“ „Ich bin der Global Marketing Officer, Konrad.“ „Was machst du bei Siemens?“. Eine eher kühle Unterhaltung. Es muss nicht so laufen, aber es kann.

Machen Sie sich also bewusst, dass Sie das Gespräch mit einer Person führen, nicht mit der Firma, die sie in diesem Moment ganz offensichtlich vertritt. Deshalb ist die Nutzung des Firmennamens auf dem Namensschild kein eindeutiges Muss.

QR-Code

Um ein wenig Technologie in das Namensschild einfließen zu lassen und Ihr Event modern dastehen zu lasen, ist der Einsatz von Quick Response Codes sinnvoll. Ein QR-Code ist weniger aufwändig als eine RFID- oder NFC-Lösung (siehe unten), aber hilft Ihrem Teilnehmer, indem er Informationen per Code-Scan abrufen kann.

Was Sie dem QR-Code hinterlegen, ist Ihre Entscheidung. Er kann zu event-relevanten Informationen leiten oder als vCard des Teilnehmers fungieren. vCards setzen wir bisher so ein, dass der Teilnehmer seine Kontaktdaten (z. B. Telefon-Nummer und E-Mail-Adresse) möglichst umfangreich angibt, damit wir sie anschließend in unser System importieren können.

Bei unseren betreuten Veranstaltungen nutzen wir QR-Codes auch für das Session-Management. Dort sind sie für die Zugangskontrolle und Statistiken für Räume, Tage oder z. B. die Ausgabe von Material sinnvoll. Mithilfe der Codes können Sie so auch Unter-Events erstellen.

Einsatz von QR-Codes bei Bits & Pretzels

Das Team von Bits & Pretzels hat QR-Codes intensiv für Teilnehmerstatistiken und die Lead-Generierung für Sponsoren eingesetzt, die einen Workshop gesponsert haben. Die Sponsoren erhalten im Anschluss die Daten aller Teilnehmer, die den Workshop-Raum betreten bzw. am Workshop teilgenommen haben.

Die Teilnehmer von Bits & Pretzels hatten Zugang zum Oktoberfest. Dafür gab das Organisationsteam Gutscheine aus, was auch mithilfe von QR-Codes stattfand. Um einen Gutschein zu erhalten, durfte jeder Teilnehmer den Ausgabebereich nur 1 Mal betreten. Berechtigt für den Erhalt waren außerdem nur Teilnehmer, die das Ticket einer bestimmten Kategorie besaßen.

Rollen und Kategorien

Es kann nötig sein, dass Ihre Teilnehmer in bestimmten Rollen auf das Event kommen, z. B. als Investor, Student, Gründer, Speaker oder Moderator.

Farbcodes

Farblich abgehobene Namensschilder sind eine Option, um beispielsweise deutlich zu machen, welcher Teilnehmer welchen Bereich des Events betreten darf. Sie dienen also der Sicherheit. Sie brauchen aber nicht für jede Rolle eine andere Farbe. Welche Entscheidung Sie auch treffen, stellen Sie sicher, dass Ihre Event-Mitarbeiter und das Sicherheitspersonal in der Lage sind, sofort feststellen, ob jemand an einem Ort ist, wo er nicht sein sollte.

Farbcodes können sich positiv auf die Wegfindung auswirken (siehe oben). Die Teilnehmer erhalten dann eine unaufdringliche Art der Orientierung und finden sich gegenseitig einfacher. Das ist förderlich fürs Networking.

Armbänder und farblich unterschiedliche Lanyards

Wenn Sie Ihre Namensschilder schwarz-weiß halten wollen, weil damit die (so wichtige und oben erwähnte) Lesbarkeit zu 100 % gegeben ist, können Sie farbliche Akzente beim Lanyard oder separaten Armbändern setzen.

Segmentieren Sie z. B. Ihre Teilnemer in 3-5 Gruppen, können Sie mit 3-5 verschiedenen Farben arbeiten. Diese Unterscheidung ist sehr subtil und gibt die Möglichkeit, auch unverhofft mit jemandem ins Gespräch zu kommen, obwohl es nicht das direkte Ziel des Teilnehmers war.

Eventname & Logo

Wenn Sie keine Vereinbarung mit einem Sponsor haben, müssen Sie auch kein Logo des Events auf dem Namensschild haben. Ein Teilnehmer musst nicht daran erinnert werden, auf welchem Event er ist. Er weiß es und das Badge nimmt er auch ab, wenn er den Veranstaltungsort verlässt. Das Namensschild als Werbemittel nach dem ist also weniger bis gar nicht gegeben. Lassen Sie stattdessen Freiraum (Whitespace) auf dem Namensschild, damit sich der Leser auf die wichtigen Informationen konzentrieren kann.

Das Team von Bits & Pretzels hatte sich für den Aufdruck vom Eventnamen, Logo und Hashtag entschieden, weil es ihren Marketingzielen entsprach. Beachten Sie, wie diese Informationen das Namensschild aber nicht dominieren.

Design und Layout: Praxis

Aus unserer Praxiserfahrung und unserem Designwissen empfehlen wir Ihnen den folgenden Designansatz.

Hintergrundfarbe: Weiß

Die effektivste Hintergrundfarbe fürs Namensschild ist weiß. Sie ermöglicht die maximale Sichtbarkeit für den Namen und das Event-Logo, wenn Sie es auf dem Namensschild platzieren. Nutzen Sie (entgegen unserer Empfehlung) nicht beide Seiten des Namensschildes für die Namen, können Sie die zweite Seite auch mit einer dunklen Hintergrundfarbe bedrucken, z. B. Dunkelblau, Dunkelgrün oder Weinrot. Würden Sie auf diesem Hintergrund das Sponsorenlogo in Weiß abbilden, wäre es sehr gut sichtbar und würde sich optisch auch gut abheben.

Schriftart und -farbe: Schwarz (dunkel)

Die Schriftfarbe halte Sie bitte in Schwarz oder einem dunklen Ton. Maximale Lesbarkeit ist die zwingende Bedingung und der alleinige Zwecke Ihres Namensschildes. Keine Experimente.

Setzen Sie serifenlose Schriften ein, die mindestens 24-36 Punkte groß sind. Sie wollen, dass Ihre Teilnehmer den Namen aus etwa 3 Metern erkennen können.

Setzen Sie den Vornamen am größten, den Nachname ein bisschen kleiner und den Firmennamen ähnlich groß wie den Nachnamen. Testen Sie den Druck als Vorschau. Stellen Sie auch sicher, dass lange Namen nicht abgeschnitten werden. Würden Sie in der aktuellen Schriftgröße abgeschnitten werden, drucken Sie sie in einer kleineren Schriftgrößen aus.

Eine kompakte Checkliste für ein Top-Namensschild finden Sie am Ende dieses Artikels. Darin finden Sie die wichtigsten 10 Punkte, die Sie beim Erstellen des Namensschildes berücksichtigen sollten.

Hält fest: Das Lanyard!

Das Lanyard hält das Namensschild. Ihr Teilnehmer trägt das Lanyard am Körper. Jeder Körper ist unterschiedlich groß, weit und voluminös. Deshalb sind die Aspekte der Anthropometrie so relevant. Gemäß Wikipedia handelt es sich um „die Lehre der Ermittlung und Anwendung der Maße des menschlichen Körpers“.

Vertikale Position des Namensschildes

Aus praktischen Gründen können Sie die Position eines frei am Lanyard hängenden Namensschildes nur vertikal nachjustieren. Für die maximale Sichtbarkeit empfehlen wir die Platzierung etwas unter dem Schlüsselbein. Damit verdeckt der Teilnehmer nicht das Schild mit seinen Armen, Notizzetteln oder wenn er sitzt. Es ist so gut wie immer sichtbar und öffnet die Möglichkeiten für ein Gespräch.

Richten Sie also die Länge der Lanyards vorher so aus, dass Sie nicht zu tief hängen. Für eine gute Sichtbarkeit weisen Sie Ihre Teilnehmer darauf hin, das Namensschild auf der Höhe des Brustbeines zu tragen. Dann ist es auch beim begrüßenden Händedruck gut zu sehen.

Die ideale Länge des Lanyards mit 2 Enden liegt unserer Erfahrung nach bei 70-90 cm. Bei Bits & Pretzels war das Lanyard 80 cm lang.

Horizontale Position des Namensschildes (ohne Lanyard)

Hinsichtlich der horizontalen Platzierung empfiehlt es sich, das Namensschild auf der linken Seite (vom Leser blickend) zu halten. Bei größeren Veranstaltungen, wo viele Menschen aneinander vorbeigehen, ist es effektiver, das Namensschild auf der rechten Seite (vom Leser aus) zu tragen. Damit sehen die vorbeigehenden Teilnehmer das Namensschild einfacher, wenn Sie beachten, dass wir Menschen auf der rechten Seite laufen.

Alternativen zum Lanyard

Auch wenn uns Lanyards am universellsten im Praxiseinsatz erscheinen, möchten wir Ihnen Alternativen für die Befestigung eines Namensschildes vorstellen.

1. Klebeschild. Fällt ab, wenn ein Event lange andauert und kann schädlich für die Kleidung sein.
2. Pin. Für formelle Events angemessen, aber umständlich anzubringen und zu lösen.
3. Clip. Gute Lösung, wenn Ihr Teilnehmer etwas zum Dranklippen trägt. Das ist aber nicht immer der Fall.
4. Magnet. Einfach überall anzubringen und zu platzieren. Kann problematisch sein, wenn Ihr Teilnehmer eine Kreditkarte in der Nähe handhabt oder einen Herzschrittmacher bzw. andere auf Magneten empfindlich reagierende Geräte trägt.

Beim Lanyard sollten Sie nicht nur den Körper des Trägers im Auge behalten, sondern auch für das Blickfeld des Lesers gestalten. Auf diesen soll im folgenden Abschnitt eingegangen werden.

Träger, Leser und Veranstalter beachten

Mindestens drei Parteien sind im Zusammenhang mit einem Namensschild relevant. Die zwei Konsumenten sind die Leser und Träger. Der Produzent des Namensschildes ist der Veranstalter.

Leser eines Namensschildes

Der Betrachter des Namensschildes möchte das Namensschild gut erkennen und einfach lesen können. Wenn Ihr Teilnehmer etwas trägt, was andere Teilnehmer nicht erkennen, ist das zwecklos.

Auch beim ersten Händedruck wollen Sie selbstsicher den Namen Ihres Gegenüber erkennen, damit Sie nicht in die Verlegenheit des „Ich trage was, das Sie nicht sehen“ kommen.

Typografie beachten

Wie im Designabschnitt erwähnt, spielt die Typografie die zentrale Rolle. Schriftart, -stil, -gewicht und -größe des Vornamens sind idealerweise für die Lesbarkeit aus der Entfernung optimiert. Aus diesem Grund sind Plastikhüllen und unpraktisch. Die Reflektionen verringern die Lesbarkeit.

Wir empfehlen stattdessen recyclebares Papier als Basis des Namnesschildes und einen Sticker mit dem Namen, der bei der Ankunft des Teilnehmers ausgedruckt wird. Das ist unserer Meinung nach der wirtschaflichste und umweltfreundlichste Ansatz.

Das Namensschild soll ein Gespräch auslösen. Wenn es diese Funktion nicht erfüllt, müssen Sie das Design verbessern. In der Praxis heißt verbessern oft deutlich vereinfachen.

Träger eines Namensschildes

Nicht banal und deshalb auch nicht unwichtig ist die Größe und Beschaffenheit des Namensschildes. Für den Träger muss es komfortabel sein, das Schild mehrere Stunden zu tragen. Nutzen Sie abgerundete Ecken, um Schnitte und ähnlich kleinere Verletzungen in der Haut zu vermeiden. Machen Sie das Schild nicht so groß, dass es beim Händeschütteln oder Sitzen stört.

Der Träger ist keine statische Litfasssäule, sondern ein aktiver und sich bewegender Mensch. Die Aspekte der Anthropometrie sind deshalb auch hier gültig.

Veranstalter (Selbstanspruch)

Als dritte Partei und inoffizielles viertes Element gilt der Veranstalter und das Team dahinter. Das Namensschild spiegelt eben auch das Event mit dem Organisator selbst wieder. Auch daran werden Sie vom Teilnehmer gemessen.

Das Look und Feel des Badges ist der Spiegel Ihres Events. Ein Namensschild kann ein exquisites, mit Gold versehenes Kunstobjekt sein, weil Sie mit Ihrer Veranstaltung ein gewisses Image nach außen tragen wollen. Oder es kann eine Upcycling-Variante sein, weil es zum Charakter Ihres Events passt.

Ihre Story fortsetzen

Ihre Veranstaltung ist die Weitererzählung Ihre Story, die Sie im Marketing begonnen haben. Setzen Sie sie fort und scheuen Sie sich nicht davor, Ihr Corporate Design auch auf dem Namensschild abzubilden. Das Branding auf Ihrem Event sollte so weit wie möglich in Ihrer Kontrolle sein.

Finden Sie einen oder mehrere Sponsoren, stellen Sie sicher, dass sie kompatibel zu Ihrer Firma und Veranstaltung sind. Die Verbindung von Veranstalter, Veranstaltung und Sponsor muss kohärent sein und sich auch richtig für den kritischen Teilnehmer anfühlen.

Wichtige Praxisfragen

Es ergeben sich weitere Aspekte, die im Zusammenhang mit dem Namensschild auftreten. Sie sind nicht zentral, aber auch nicht unwichtig. Deshalb sollten Sie sie unbedingt in Betracht ziehen bzw. für das Namensschild-Design berücksichtigen.

Recycling

Sammeln Sie die Namensschilder am Ende der Veranstaltung ein, wenn die Teilnehmer den Veranstaltungsort verlassen. Ein gewisser Marketingeffekt besteht bei Namennsschildern ohne Frage. Weil dieser aber verschwindend gering ist, ist es ratsam, mit einem letzten guten Eindruck im Hinterkopf des Teilnehmers zu bleiben.

Wenn Sie Namensschilder recyclen, wird er sich denken, dass Sie beständig bleiben wollen und langfristig mit Ihrem Event etwas vorhaben. Deshalb ist Recycling nicht nur nachhaltig, sondern kommt auch gut beim Teilnehmer an. Genau wie Sie Ihre Veranstaltung wiederholen möchten, ist auch die Wiederverwendung von Vebrauchsmaterialien in Ihrem Sinne.

Wenn Sie Plastikbeutel zum Aufbewahren der Schilder benutzt haben, nehmen Sie auch diese zurück. Sie können sie für zukünftige Events nutzen. Machen Sie Ihre Teilnehmer auf die Rückgabe der Schilder und Beutel am Ende der Veranstaltung aufmerksam. Tun Sie Ihrem Geldbeutel und der Umwelt etwas Gutes.

Wegfindung

Die Orientierung auf Ihrer Veranstaltung ist gerade bei großräumigen Orten ein wesentlicher Faktor für die Zufriedenheit Ihres Besuchers. Klare Wegrouten und verständliche Ausschilderungen sind unbedingt vonnöten.

Ihr Teilnehmer orientiert sich auch an von ihm selbst gesetzten Wegpunkten. Schilder und Nummern sind ihm vielleicht zu abstrakt. Deshalb nutzt er eigene Referenzen.

Bei der Wegfindung geleiten Sie Ihren Teilnehmer durch den physischen Raum und verbessern die Wahrnehmung, also wie er diese Umgebung begreift. Ein Konferenz- und Messeraum ist eine komplexe Umgebung. Trifft Ihr Teilnehmer auf Personen, die Namensschilder tragen, fühlt er sich sicherer und souveräner in der allgemeinen Orientierung auf dem Event. Das verringert den Stress und erhöht seine Zufriedenheit für das Gesamterlebnis.

Beidseitig bedrucken: Kein Weiß sehen, wenn sich das Namensschild dreht

Je nach Lanyard oder einer anderweitigen Befestigung kann sich das Namensschild drehen. Dann ist nur die Rückseite zu sehen. Sie können sie unbedruckt lassen oder sie wie die Front bedrucken.

Wenn Sie dem Sinn eines Namensschildes folgen und keine Verpflichtungen hinsichtlich eines Sponsors haben, drucken Sie den Namen auch auf die Rückseite. Dann spielt die Seite keine Rolle mehr und das Badge kann sich drehen wie es will. Es ist für alle Teilnehmer und Ihre Ansprechpartner leichter, wenn der Name immer lesbar ist.

Das Drehen verhindern

Das Problem können Sie aber auch elegant lösen, indem Sie das Drehen verhindern. Ganz praktisch löchern Sie das Namensschild an beiden oberen Ecken und fädeln das Lanyard durch diese beide Löcher. Damit hält das Namensschild auch bei raschen Bewegungen seine Position und bleibt gut sichtbar.

Bonus: Mit zwei Löchern müssen Sie nicht mehr beidseitig bedrucken. Das spart Zeit am Einlass und Geld für die Tinte und das Stickerpapier. Außerdem kann der Teilnehmer dann auch entscheiden, ob er angesprochen werden möchte oder ihm nach einem Moment ohne Gespräch ist.

Sponsoren auf dem Namensschild

Es ist verführerisch, Sponsorenlogos auf dem Namensschild unterzubringen, um damit den Umsatz anzukurbeln. Ein Namnesschild mit Sponsorenlogos kann Ihnen wie ein Gewinn im Lotto vorkommen, Ihrem Teilnehmer aber wie ein überladenes und deshalb nutzloses Etwas.

Wenn es also einen Sponsor gibt, trennen Sie beide Seiten des Namensschildes klar voneinander. Vorne der Vorname, Nachname, Firmenname. Hinten das Sponsorenlogo in voller Größe. Damit garantieren Sie ein sauberes und ordentliches optisches Erscheinungsbild.

Außerdem haben Sie mit nur einem Sponsor den Vorteil, dass er die maximale Aufmerksamkeit des Teilnehmers bekommt. Aufmerksamkeit ist einer der wichtigsten Trümpfe im 21. Jahrhundert. Der Sponsor hätte dann auf der Rückseite des Namensschildes eine nahezu frei gestaltbare Fläche. Es würde ein Kernstück fürs Marketing und eventuelle Follow-Ups mit dem Teilnehmer darstellen. Der ROI wäre damit auch trackbar.

Alternativ können Sie Ihre Sponsoren-Logos auf dem Lanyard platzieren statt direkt auf dem Namensschild. Damit würde dem Lanyard und Namensschild jeweils ein eigener Zweck zukommen.

Wenn Sie, wie Bits & Pretzels es tun, das Event-Logo auf dem Namensschild platzieren, machen Sie es nicht übermäßig. Ihr Teilnehmer sollte sich bewusst sein, auf welchem Event er sich gerade befindet. Kein Grund, weiter Werbung zu machen.

Programm auf dem Namensschild

Wenn Sie sich gegen die beidseitige Bedruckung mit dem Namen des Teilnehmers entschieden haben und Sponsoren nicht auf einer Seite des Namensschildes platzieren wollen, können Sie das Programm dort unterbringen.

Statt separat als Booklet wäre es somit immmer zur Hand. Die Information, die Sie dort unterbringen können, sind natürlich begrenzt. Ein kompaktes Namensschild erfordert auch die kompakte Auflistung des Programms. Der Titel, die Uhrzeit und ggf. der Speaker sind die Schlüsselinformationen.

Wenn Ihr Namensschild z. B. an einem Lanyard hängt, können Sie das Programm auch verkehrt herum aufdrucken. Dann könnte der Teilnehmer das Programm noch einfacher lesen: Einfach umdrehen und lesen.

Einsatz von Technologie in dem Namensschild

Sie können RFID and NFC einsetzen, um auf dem Namensschild von moderner Technologie Gebrauch zu machen. Es ist ein Ausdruck von Ihrer Freude für innovative Ansätze und macht entsprechend Eindruck auf den Teilnehmer Ihres Events.

Den RFID- oder NFC-Chip können Sie z. B. im Namensschild direkt integrieren, zwischen zwei Papierhälften. Das wäre relativ aufwändig von Ihrer Seite, aber versteckt und ansprechend für den Teilnehmer.

Eine weitere Möglichkeit würde darin bestehen, die Elektronik sichtbar und zum Teil des Namensschild-Designs zu machen. Dem Teilnehmer wäre damit klar, dass hier etwas Besonderes passiert. Ihre Hostessen würden dem Teilnehmer die Vorteile unaufgefordert am Einlass oder auf Nachfrage erklären.

Weniger aufwändig ist die Erstellung und der Aufdruck eines QR-Codes. Wenn Sie also einen ersten Schritt in Richtung technologie-orientiertem Namensschild gehen wollen, ist der Quick Response Code ein Mittel Ihrer Wahl. Ihrem Teilnehmer ermöglichen Sie den direkten Zugang zu Informationen und den Austausch der Kontaktinformationen mit anderen Teilnehmern. Sie können auch den Verkauf Ihres Produktes oder Services erhöhen.

Das Top-Namensschild: Die Checkliste

(als einfach kopierbare Liste)

1. Der Vorname dominiert das Schild.
2. Der Nachname ist in der nächsten Zeile.
3. Lesetest: Der Vorname ist aus 3-5 Metern maximal erkennbar, scannbar und lesbar?
4. Keine Experimente bei der Schriftart! Sans-Serif-Schriten wie Helvetica, Interstate, Freight Sans oder Gotham funktionieren.
5. Erfüllt die Information (Text, Logo, Farbe, Grafik, Foto) einen Zweck? Wenn ja, welchen? Wenn nein, auslagern auf die Webseite, Landing-Page, Social Media, oder wenn fürs anstehende Event komplett unbrauchbar, dann ins digitale Archiv.
6. Tragetest: Das Namensschild am Lanyard ist komfortabel tragbar und behindert nicht?
7. Der Name (und evtl. das Logo) des Events sind unwichtig, deshalb klein bzw. wenig prominent platzieren. Auslagerung des Brandings aufs Lanyard denkbar (dann arbeiten Namensschild und Lanyard im Tandem) oder nur Logo auf dem Namensschild und Name des Events auf dem Lanyard (oder anders herum).
8. Vorder- und Rückseite identisch bedrucken (wenn es keine Vorgaben gibt, die einen einseitigen Druck erfordern)
9. Längentest: Das Lanyard ist 70-90 cm lang (mit zwei Enden)?
10. Zwei Löcher stanzen, damit das Namensschild sich nicht dreht und die Position beim Tragen optimal ist.

Warum 2 Löcher außerdem wichtig sind

Neben der idealen Position und dem Verhindern des Drehens sind zwei Löcher auch wichtig, weil der Teilnehmer dann das Namensschild bewusst drehen kann. Damit kann er, wenn der Name nur auf einer Seite steht, z. B. signalisieren, dass er offen für ein Gespräch ist oder seine Ruhe braucht.

Die Essentials

1. Vorname deutlich und sofort erkennbar, Nachname ist sekundär.
2. Firmenname optional und tertiär.

Das ist der kleinste gemeinsame Nenner eines Namensschildes. Sie wollen wissen, wie Sie die Person ansprechen sollen und je nach Kontext der Veranstaltung auch den Firmennamen für die grobe Zuordnung wissen. Sehr formelle Veranstaltungen oder solche, die zwischen Entertainment und Networking stehen (z. B. Bits & Pretzels) bilden Firmennamen auf dem Namensträger ab. Weniger formelle oder gänzliche informelle Events (wie z. B. Barcamps) verzichten auf Badges mit dem abgedruckten Firmennamen.

Entscheidende Informationen

Die entscheidenden Informationen sind jene, die zielgerichtet und lösungsorientiert sind. Das Ziel Ihrer Veranstaltung ist die Vernetzung. Die Lösung ist die Vereinfachung des Vernetzens mithilfe des Namensschildes.

Deshalb sind die entscheidenden Informationen diejenigen, die von anderen Teilnehmern auf dem Namensschildern gesehen werden. Die zentrale Frage lautet: Hilft das Namensschild der Vernetzung bzw. ermöglicht das Namensschild, Anderen aus der Distanz die Informationen einfach und direkt zu erkennen?

Auf Vernetzung optimiertes Namensschild

Der Autor Mike Davidson kam auf die Idee, ein „Socially Optimized Badge“ zu erstellen. Als Veranstalter können Sie kostenfrei seine Illustrator-Datei herunterladen und für Ihre nächste Veranstaltung nutzen.

Er bestätigt, dass die wichtigste Information, die ein Teilnehmer von einem anderen Teilnehmer nicht kennt, der Name ist. Ebenfalls führt er aus, dass mehrere hundert Teilnehmer wissen, wo sie sind und welchem Event sie beiwohnen. Das hat entsprechende Auswirkungen auf die Informationen auf dem Namensschild. Diese Erkenntnis ist zeitlos und hat sich bis heute (2016) nicht geändert, obwohl er bereits 2007 diesen Vorschlag machte.

Prinzipien eines sozialen Namensschildes

Das Kernprinzip seines Designvorschlags lautet:

• Eine solide Schriftart (hier „Freight Sans“) einsetzen
• Eine Schriftgröße, die im ganzen Raum gelesen werden kann (sogar eine Erkennbarkeit bis circa 9 Meter)
• Alle sekundären Informationen erhalten deutlich weniger Raum auf dem Namensschild, z. B. der Veranstaltungsname oder das Datum.
• Nutzen: Unbeholfene Blicke nach unten aufs Namensschild verringern, wenn sich Ihr Teilnehmer an den Namen des Gegenübers nicht mehr erinnert.

Wie er selbst sagt, ist sein Template kein Wunder modernen Designs. Es ist ein funktionales Namnesschild, auf der mit großer und klarer Schrift die entscheidenden Informationen untergebracht sind, während die unwichtigen Informationen nicht ins optische Gewicht fallen.

Sein Vorbild waren die Autobahnschilder, die die gleiche Funktion wie Namensschilder innehaben — nur auf einer größeren Skala was die Schildgröße und die Anzahlt der Betrachter angeht. Sie zeigen die wichtigste Information groß und deutlich.

Der Blick über den Tellerrand führte also auch hier zum Erfolg, wie so oft bei innovativen Produkten, Dienstleistungen oder Veranstaltungen.

Nicht entscheidende Informationen

Im Gegensatz dazu stehen die nicht entscheidenden Informationen. Sie sind nicht entscheidend, weil sie dem unmittelbaren Gespräch nicht weiterhelfen oder nur für den Träger des Namensschildes gedacht sind.

Um Ihre Sinne für nicht entscheidende Informationen zu schärfen, im Folgenden ein paar Beispiele:

• Dicke farbige Ränder
• Viele unterschiedliche Farben
• Viel Text, den Sie in mehr als 3-5 Sekunden lesen können
• Erkennbarkeit nur unter 3 Metern

Es handelt sich also um Dinge, die Sie vermeiden sollten. Weitere, nicht entscheidende Information sind das Twitter-Handle, der Hashtag des Events und ein LinkedIn-Link. Sie nützlich, weil Sie das Vernetzen im Social-Media-Raum erlauben. Auf dem Namensschild müssen Sie aber nicht zwingend Platz finden.

Die Position im Unternehmen oder kreative Beschreibungen der eigenen professionellen Tätigkeit sind nett, aber kein Muss. Vor allem Letzteres kann aber das Eis brechen, wenn einem Teilnehmer schwerfällt, den Einstieg ins Gespräch zu finden.

Kategorisierung optional

Eine Information, die entscheidend sein kann, aber nicht sein muss, ist die zuvor erwähnte Kategorisierung. Als Beispiel: Für Bits & Pretzels macht die Unterscheidung nach „Startup“, „Student“, „Journalist“, „Investor“ und „Team“ Sinn, weil das Event im Kern für Firmengründer, Nachwuchsgründer und Investoren gedacht ist. Die Erkennbarkeit, dass es sich um einen Event-Mitarbeiter handelt, ist auch sinnvoll.

Die Kategorisierung können Sie analog wie die Erwähnung des Firmennamens auf dem Namensschild betrachten (siehe obiger Abschnitt). Sie müssen Ihre Teilnehmer, deren Interessen und Ziele kennen. Dann wissen Sie auch, ob die öffentliche Kategorisierung für Ihr Event sinnvoll ist.

Schlussfolgerung: Kopf hoch!

Das Namensschild ist ein Schild. Dieses Schild sollte ein Gespräch mit so wenig Reibung wie möglich auslösen. Idealerweise sollte ein Teilnehmer in der Lage sein, Ihren Vornamen zu sehen und ein Gespräch zu starten, ohne sichtbar nach unten schauen. Die genaue Position des Vornamens würde im Idealfall basierend auf dem erwarteten Blickfeld eines anderen Teilnehmers gewählt werden. Je nach Körpergröße des Trägers wären auch kleine, mittlere und große Lanyards möglich oder einfach in der Länge verstellbare.

Die Idee des Namensschildes auf die Spitze treibend, könnte sich der Teilnehmer anhand der Namensschilder entlanghangeln, ohne dabei den Kopf zu heben. Was einer Karikatur entsprechen könnte, tritt auf Veranstaltungen im kleine Maße auch so auf.

Ins Gesicht gucken

Wenn Sie flüchtig an jemanden vorbeigehen, der wie Sie auf einer Businessveranstaltung zugange ist, geht Ihr Blick aufs Badge, nicht ins Gesicht. Der Sinn und Zweck von Namensschildern soll hier nicht in Frage gestellt werden. Sie müssen nur bedenken, dass das Namensschild und der Blick darauf nur der erste Schritt ist. Das Namensschild ist nicht das Ziel. Das Ziel ist ein Gespräch, eine Interaktion mit einem freundlichen Menschen, um auf dieser Beziehungsebene eine geschäftliche Zusammenarbeit zu initiieren und weiter aufzubauen.

Das Namensschild ist ein zentrales Element in Ihrem Eventauftritt. Es ist pur, einfach und zeigt den Namen groß und deutlich. Wenn Ihr Namensschild Ihre Teilnehmer in ein Gespräch führt und sich Geschäftsmöglichkeiten danach ergeben, war Ihr Namensschild-Design ein Erfolg und Ihr Event wird es wieder geben.

Ein ideales Namensschild lässt den Namen so deutlich erkennen, dass kein erkennbarer Blick nach unten nötig ist. Also, Augen auf, Kopf hoch und rein ins Gespräch.

Ihr nächstes Event?

Unsere Kunden von Bits & Pretzels haben mit Ihrem Namensschild ein hervorragendes Beispiel im praktischen Einsatz. Mittlerweile zieht ihr 3-tägiges Gründerfestival mehr als 5.000 Teilnehmer an und hat sich als zweitgrößte Gründerkonferenz auch international einen Namen gemacht. Wir stolz für den Einlass-Management verantwortlich zu sein und laden Sie herzlich zum Gespräch ein. Wir schauen gerne, wie Sie Ihren Besucherempfang und den Einlass noch optimieren können, damit z. B. weniger Personal nötig ist und Sie Ihre Kosten reduzieren können.

Rufen Sie uns an: 089 – 2155294 60 oder schreiben Sie uns.