Event-Marketing: 7 Tipps wie Sie Ihr Event ausverkaufen

Event-Marketing ist harte Arbeit. Oft müssen Sie Ihr Event organisieren und gleichzeitig vermarkten. Als moderner Veranstalter bewältigen Sie dabei viele Aufgaben auf einmal.

Sie haben alle Hände voll zu tun. Sie müssten sich teilen, um alles zu Ihrer Zufriedenheit zu erledigen. Stattdessen konzentrieren Sie sich auf einzelne wichtige Aufgaben und delegieren auch an Ihre Mitarbeiter und Volunteers.

Technologie hilft Ihrem Event-Marketing

Die Event-Planung selbst erfordert Ihre Aufmerksamkeit und höchste Konzentration. Dabei hatten Sie noch keine Zeit fürs Event-Marketing. Stellen Sie sich vor, Ihr Event findet statt und niemand hat davon gehört! Ein Horrorszenario.

Moderne Technologie erlaubt Ihnen, für Sie zu arbeiten. Sie geben den ersten Schub und der Zug kommt ins Rollen. Ihre Intelligenz, Leidenschaft und fachliches Know-How sind ohne Frage wichtige Faktoren für ein erfolgreiches Event.

Für innovative Events und Events, die Innovationen behandeln ist auch innovatives Denken erforderlich. Moderne Apps, Social Media und Online-Tools helfen, Ihr Event zu verbessern. Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld.

Mit den folgenden Praxis-Tipps behalten Sie einen kühlen Kopf in der Event-Organisation. Lerne Sie, Technologie zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Damit gelingt Ihne das Event-Marketing scheinbar im Handumdrehen.

Tipp 1: Ohne Website kein Event

Eine Website ist ein zentraler Ort, wo sich Ihre Besucher über Ihre Veranstaltung informieren können. Sie ist entscheidend für Ihre erfolgreiche Event-Marketing-Strategie. Sie vermitteln den ersten Eindruck des Events und beantworten dem Online-Besucher folgende Fragen:

• Welchen Mehrwert bringt mir das Event?
• Was werde ich lernen?
• Was werde ich danach besser oder schneller können?
• Wen werde ich reden hören?
• Welche Art von Leuten werde ich treffen?

Vergessen Sie Ihr Ziel nicht: Sie möchten Ihren Online-Besucher zu einem Vor-Ort-Besucher machen. Präsentieren Sie deshalb die Informationen in einfach erkennbaren und attraktiven Happen.

Ihr Online-Besucher liest nicht, er scannt und überspringt. Deshalb sorgen Sie für visuelle Anreize, die er einfach verdauen kann:

• Fotos, Videos und Text im Wechsel,
• Absätze mit 3-4 Zeilen,
• die wichtigsten Wörter am Anfang des Absatzes, weil dort sei Auge hinspringt,
• Listen- und Spalten-Ansichten, die dem Inhalt Raum zum Entfalten und dem Leser Luft zum erholsamen Konsumieren geben.

Zeigen Sie Fotos und Kurzbeschreibungen der Speaker. Machen Sie deutlich, warum es sich lohnt, dieser Person seine Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn Sie Videos von vorherigen Events haben, betten Sie diese ein. Je audio-visueller Sie die Website gestalten, desto eher kann ein Online-Besucher sich vorstellen, in der Event-Location zu sein.

Vergessen Sie nicht, Ihr Registrierungsformular prominent auf der Website zu platzieren — auch mehrfach an verschiedenen Stellen der Seite.

Tipp 2: Nutzen Sie SEO für Ihre Event-Website

Suchmaschinenoptimierung (SEO) ist neben der Website eine wichtige Zutat für Ihren Marketing-Mix. SEO hilft dem Suchenden, Ihr Event zu finden. SEO hilft Ihnen, vorne bei den Suchergebnissen zu erscheinen, wenn Sie Ihre Inhalte auf bestimmte Schlüsselwörter (Keywords) hin optimieren. Eine Garantie für ein hohes Ranking ist die Nutzung von SE0-Maßnahmen allerdings nicht.

Sie sind nicht allein auf weiter Flur. Events sind für viele Unternehmen lukrative Marketingmaßnahmen, weil die Besucher vor Ort potentielle Neukunden und Geschäftspartner werden können. Ein persönliches Gespräch vor Ort ist sehr wertvoll, denn es kann zur Lead-Generierung beitragen.

Befolgen Sie folgende Schritte, um Ihre Event-Website für Google & Co. zu optimieren und aus der Masse heauszustechen:

1. Verfassen Sie eine aussagekräftige Überschrift und Eventbeschreibung, die relevante Keywords enthalten
2. Nutzen Sie Google Trends, um die Beliebtheit bestimmter Begriffe bei Suchanfragen über Google zu erfahren
3. Lernen Sie mit den SEO-Ressourcen von OnPage.org oder steigen Sie mit Googles „Einführung in die Suchmaschinenoptimierung“ ins Thema SEO ein

Links setzen und verlinkt werden

Die Basis des Webs ist ein Link. Wenn sich zwei Websites gegenseitig verlinken, ist das bedeutend für Suchmaschinen. Sie wissen dann, dass diese Seiten eine gewisse Verbindung haben. Auf Ihrer Event-Website sollten Sie also zu den Websites, Blogs und Social-Media-Profilen Ihrer Speaker und Sponsoren verlinken.

Streben Sie auch an, dass so viele Websites wie möglich auch auf Ihre Event-Website verlinken. Ist darunter eine Website mit einer hohen Domain-Autorität, wirkt sich dies positiv auf Ihr Ranking in den Suchmaschinen aus.

Als ersten Schritt empfiehlt es sich, aus dem Social Media auf Ihre Website zu verlinken, um sogenannten „Social Traffic“ zu generieren.

Einen anschaulichen, englischsprachigen SEO-Guide hat Neil Patel zur Verfügung gestellt. Er geht auf erweiterte SEO-Techniken ein.

Tipp 3: Arbeiten Sie mit Sponsoren zusammen

Ihr Event kann ohne Sponsoren stattfinden. Sie finanzieren Ihr Event dann mit Einnahmen aus vorherigen Veranstaltungen oder investieren selbst (wie im Bootstrapping von Startups). Viele Events leben aber davon, von Sponsoren getragen zu werden.

Sponsoren unterstützen Sie finanziell, sind aber auch wertvoll für Ihr Marketing: Wenn Sie beispielsweise die Deutsche Telekom (deutscher Marktführer im Mobilfunk) als Sponsor gewinnen, hat dies direkte Konsequenzen für Ihr Marketing. Sie sprechen automatisch eine entsprechende Zielgruppe an, wenn Sie Ihren Sponsor in Ihren Veröffentlichungen nennen. Ihre Besucher verbinden etwas mit der Marke (Markenbewusstsein). Ist die Verbindung positiv, kann es sich verkaufsfördernd für Ihr Event auswirken.

Überzeugend beim Sponsor präsentieren

Der Weg zum Gewinn eines Sponsors führt über eine gute Beziehung zu ihm, Wissen über Ihre Zielgruppe und eine klare Kommunikation:

• Stellen Sie heraus, welchen Mehrwert Sie ihm liefern.
• Machen Sie deutlich, welche Ziele er erreichen wird, wenn er einer Unterstützung zustimmt.
• Analysieren Sie die demografischen Merkmale Ihrer Besucher.
• Ihre Veranstaltung ist anderen ähnlich, was unterscheidet sie?

Mit den Antworten gewappnet vereinbaren Sie einen Termin beim Sponsor. In mehreren Gesprächen bauen Sie nun Vertrauen auf und gewinnen den Zugang zum richtigen Ansprechpartner.

Fragen Sie, was sich Ihr Sponsor wünscht, nachdem das Event vorbei ist. Was erhofft er sich? Üblicherweise möchte er sein Return-on-Investment gerne in Form von höherer Sichtbarkeit, Leads, Website-Traffic oder erhöhter Markenwahrnehmung sehen. Seien Sie einfallsreich und bieten Sie designierte Bereiche an, um das Sponsorenlogo prominent zu platzieren. Machen Sie Ihrem Sponsor klar, dass es sein und Ihr Event ist.

Am Ende braucht es die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt mit dem richtigen Proposal von Ihrer Seite. Mit ein wenig Glück kommen Sie am Ende mit einem erfreulichen Händeschütteln aus den Verhandlungen und können sich nun um die weitere Event-Organisation kümmern.

Tipp 4: Marketing vor dem Event

Wenn Sie bereits über einen E-Mail-Verteiler verfügen, nutzen Sie ihn, um Besucher Ihrer vorherigen Events und Interessierte auf Ihre kommende Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dafür können Sie z. B. MailChimp oder CleverReach nutzen, einer der beliebtesten Services für Ihr E-Mail-Marketing.

E-Mail-Marketing

E-Mails sind einfach und effektiv. Sie sind persönlich, auch wenn Sie sie an viele Menschen versenden. Jede E-Mail ist ein Einzelgespräch. Deshalb fühlt sich ein E-Mail-Empfänger auch direkt angesprochen.

Die Conversion-Rate ist höher als bei Social Media. Nutzen Sie deshalb E-Mail-Marketing, um gemäß AIDA-Formel nicht nur Aufmerksamkeit und Interesse zu wecken, sondern auch Tickets zu verkaufen.

Senden Sie nicht nur eine E-Mail, senden Sie viele. Ihre Empfänger erhalten Nachrichten von vielen Anderen und verpassen womöglich genau Ihre. Scheuen Sie sich also nicht, Erinnerungen und Fortsetzungen zu schicken. Erzählen Sie eine Story, bauen Sie Spannung auf und machen Sie die Vorteile beim Besuch Ihres Events deutlich.

Überblick über Ihre Inhalte behalten

Mithilfe eines Content-Kalenders behalten Sie außerdem den Überblick über Ihre gesendeten Inhalte und können mit der Häufigkeit der E-Mails variieren. Beginnen Sie beispielsweise 6 Monate vor dem Event mit dem Marketing, ist eine E-Mail pro Woche empfehlenswert.

Je näher Sie dem Event kommen, umso häufiger werden Ihre potentiellen Besucher von Ihnen hören. Je nach Veranstaltungsgröße kann es Sinn machen, einen Monat vor dem Event zwei Mal, drei Mal oder wochentäglich eine E-Mail zu verschicken. Diese Häufigkeit rechtfertigen Sie mit einer gut geschriebenen und zeitlich geplanten Story. Dann werden Ihre Empfänger es jeden Tag nicht erwarten können, von Ihnen zu hören.

Am Ende jeder Woche machen Sie dann wieder wirkliches Marketing für Ihr Event: Mit mehr Details (bestätige Sprechern, Workshops oder exklusive Extras), leiten Sie den Endspurt, um im Idealfall ausverkauft zu sein.

Blog-Marketing

Was fürs E-Mail-Marketing gilt, stimmt auch fürs Blog-Marketing: Schreiben Sie mit entsprechender Vorlaufzeit über Ihr Event: Wochen und Monate vor dem Beginn.

Machen Sie ebenfalls Gebrauch von einem Content-Kalender. Er hilft Ihnen, Inhalte im Voraus strategisch zu planen, die Häufigkeit der Publikationen zu koordinieren und mit größerer Konsistenz wertvollen Qualitäts-Content zu produzieren.

Ihre Event-Website und Ihr Blog bilden den primären Content-Hub wohin Sie den Interessierten leiten. Auf der Website erhält er die wichtigsten Informationen aus erster Hand. In Ihren Artikeln schreiben Sie authentisch, damit der Leser Ihnen zu vertrauen beginnen kann.

Sie verlinken in Ihren E-Mail-Kampagnen auf relevante Blogartikel. Den Blog halten Sie inhaltlich aktuell, um Gründe für einen Besuch der Event-Website zu schaffen. Ihr Ziel ist immer, Tickets zu verkaufen. Dafür ist Vertrauen nötig, in Sie, Ihr Event und was es verspricht. Aus diesem Grund nutzen Sie Blog- und E-Mail-Marketing.

Social-Media-Marketing

Erweitern Sie Ihren Leserkreis. Um nun aus dem Kreis der bereits bestehenden Leserschaft auszubrechen, macht sich Social-Media-Marketing gut.

Mit entsprechender Zeit vor dem Event haben Sie die Möglichkeit, im Social Media eine große Menge an Menschen zu erreichen. Sie sind potentielle Besucher. Nehmen Sie an Diskussionen im Social Media teil. Identifizieren Sie Nutzer, die Ihrem Event gerne beiwohnen würden und beantworten Sie ihre Fragen.

Wenn Ihre Social-Media-Strategie vorsieht, in verschiedenen sozialen Netzwerken zu agieren, ist ein einzigartiger Hashtag von Vorteil. Er sollte einfach zu lesen und noch nicht benutzt worden sein. Weisen Sie in jeder Publikation, Pressemitteilung und jedem eigenständig veröffentlichten Inhalt auf Ihren Hashtag hin. Nutzen Sie Ihren Hashtag immer!

Während des Events weisen Sie dann deutlich auf die Nutzung des Hashtags an. Ihre Besucher sind damit nicht nur im direkten Kontakt mit Ihnen, sondern sorgen auch für Buzz im Social Media.

Nutzen Sie Tools für die zeitliche Planung und Auswertung Ihrer Social-Media-Inhalte. Hier lohnt es sich, einen Blick auf das kostenlose Tool Buffer zu werfen.

Tipp 5: Stimmen und Stimmung einfangen

Am Tag des Event soll alles glatt laufen, auch im Marketing. Einem Mitarbeiter stellen Sie am besten die Aufgabe, nur für die Social-Media-Aktivitäten verantwortlich zu sein. Diese Person schreibt Updates mit Ihrem Event-Hashtag, veröffentlicht Zitate Ihrer Speaker, teilt Fotos und Videos. Sie gibt ein gutes Gefühl, wie es auf dem Event zugeht und was andere verpassen.

Mit Hootsuite und ähnlichen Tools behalten Sie einen kühlen Kopf, auch wenn Sie viele Nachrichten überblicken müssen oder in Ihren Social-Media-Kanälen wie Twitter veröffentlichen wollen.

Laden Sie Ihre Besucher auch zum Verfassen von Tweets ein. Sie können z. B. dem Speaker Fragen stellen, indem sie im Tweet die Frage und den Event-Hashtag benutzen. Jene Leute, die es nicht zum Event geschafft haben, es aber im Livestream verfolgen, lassen Sie unter Nutzung des Hashtags direkt am Event teilhaben.

Vergessen Sie nicht: Das laufende Event ist der Höhepunkt auf den Ihre Besucher gewartet und Sie hingearbeitet haben. Versprühen Sie die Begeisterung nun auch über Social Media.

Tipp 6: Halten Sie fest, wie es war

Ihre Ohren liefen heiß, Ihren Augen glühten vor Hingabe und Sie haben beinahe Ihre Stimme verloren wegen des regen Austauschs und der einzigartigen Meetings mit so vielen unterschiedlichen Leuten.

Das Event ist vorbei. Sie sind überglücklich. Als Veranstalter sind Sie für die Zufriedenheit aller Beteiligten und vor allem der Besucher verantwortlich. Deshalb beantworten Sie noch offene Fragen und nehmen sich Zeit fürs Feedback der Besucher.

Schreiben Sie nun auf, wie es war, solange es noch frisch und präsent in Ihrem Kopf ist, solange Sie noch den Vibe des Events fühlen und die Stimmung noch schmecken können. Fragen Sie sich:

• Wer hat Ihnen was beigebracht?
• Was war besonders herausragend?
• Was war einzigartig?

In einen Blogartikel binden Sie Fotos, Videos, Zitate und besonders gute Tweets vom Event ein und teilen ihn als Teil Ihres Newsletter und im Social Media. Senden Sie ein Dankeschön per E-Mail, Twitter & Co. an Ihre Speaker, Besucher und Sponsoren.

Tipp 7: Machen Sie Vorfreude auf Ihr nächstes Event

Teilen Sie besondere Inhalte mit Ihren Followern auch nach dem Ende des Events. Zeigen Sie die schönsten Momente, damit sich Ihre Besucher mit einem guten Gefühl erinnern. Jene, die das Event rein online verfolgt haben, sehen so, was es besonders gemacht hat. Für zukünftige Events gewinnen Sie auf diese Weise noch mehr Interessenten, die sich möglicherweise auch für Ihren Newsletter anmelden und zur nächsten Veranstaltung erscheinen.

Danke sagen und Traffic gewinnen

Verweisen Sie (auch mehrfach!) auf Ihre Zusammenfassung im Blog. Diese wird Ihnen kurz- und langfristig Traffic bringen. Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für Ihre Speaker, Besucher und Sponsoren und weisen Sie auch per E-Mail auf Ihr nächstes Event hin.

Beginnen Sie mit dem Event-Marketing jetzt, denn nach dem Event ist vor dem Event.