Agiles Event-Marketing Teil 4: Ihr Event richtig beenden und innovativ fortsetzen

Ein Follow-up nach dem eigentlichen Event ist ein wichtiger Bestandteil vom Event-Marketing. Ihr Teilnehmer hat das Erlebnis noch frisch im Kopf. Machen Sie Gebrauch davon. Eine Zusammenfassung vom vergangenen Event kann die nächste Veranstaltung noch erfolgreicher machen.

Erfahren Sie im nun letzten Teil unserer Reihe „Agiles Event-Marketing“, wie Sie Ihr Event überzeugend zum Abschluss bringen und Appetit auf Ihr nächstes Event machen. Inwiefern Ihre Teilnehmer dabei helfen und was Christian Lohmeier (Senior Event Manager bei Bits & Pretzels) Ihnen abschließend auf den Weg geben möchte, lesen Sie im Anschluss.

Review auf Ihrem Blog

Sind sind selbst noch elektrisiert und auf einem Hoch. Ihr Event war ein Erfolg. Nun berichten Sie davon. Ein Recap-Blogartikel kann wie ein Tagebucheintrag geschrieben sein und macht entsprechend Spaß beim Lesen. Achten Sie darauf, nicht abzuschweifen und dennoch persönlich genug zu zeigen, was vor sich ging.

Alternativ können Sie auch einen Gastbeitrag auf einem relevanten anderen Blog oder einer entsprechenden Webseite veröffentlichen. Reichern Sie den Artikel mit verschiedenen Medientypen (Fotos, Videos, Grafiken, interaktive Elemente) an.

Zusammenfassung der Eindrücke vom Event

Wenn Sie positive Rückmeldungen direkt vom Teilnehmer erhalten haben oder er auf eine Ihrer Umfragen geantwortet hat, nutzen Sie dieses Zitat (mit Einwilligung) auch in dem Blogartikel. Damit Sie wissen, wie Sie nach einem Testimonial richtig fragen, lesen Sie die folgende Lerneinheit.

Lerneinheit: Richtig nach einem Testimonial fragen

Beginnen Sie die Umfrage mit einer kurzen Einführung. Machen Sie darin darauf aufmerksam, wie viel Wert der Befragte aus dem Event gezogen hat. Machen Sie ebenfalls deutlich, dass Sie seine Aussage gerne zur Veröffentlichung nutzen wollen würden. Außerdem würde es Ihnen viel bedeuten, die Erfahrung auf dem Event aus seiner Sicht zu hören.

Im Formular sollten der Name, Vorname, die E-Mail-Adresse und ein Foto die Pflichtangaben sein. Dann stellen sie z. B. folgende Fragen:

1. Welche Hürden hätten Sie daran gehindert, am Event teilzunehmen? Hatten Sie gezögert, sich zu registrieren?
2. Was hat Ihnen als Teilnehmer das Event gebracht? Wie haben Ihnen das Programm, die Speaker und Gespräche geholfen?
3. Welche eine Sache hat Ihnen an der Veranstaltung am meisten gefallen?
4. Inwiefern haben Sie Resultate als Folge des Events feststellen können? Konnten Sie neue Geschäftspartner finden, eine Erhöhung des geschäftlichen Erfolgs feststellen oder neue Kunden, mehr Klarheit, Ideen, u. Ä. gewinnen?
5. Würden Sie das Event weiterempfehlen? Wenn ja, was würden Sie jemanden sagen, der bereit wäre, im nächsten Jahr teilzunehmen?

Fragen Sie dann nach der Erlaubnis, als Veranstalter einen Teil oder oder die gesamte Antwort in öffentlich sichtbarer Form (als Testimonial fürs Marketing bzw. zur Promotion) zu verwenden.

Aus bestimmten Gründen kann es zu aufwändig sein, Ihre Teilnehmer formell nach Feedback zu fragen. Dann können Sie beispielsweise die unter dem Hashtag Ihrer Veranstaltung genannten Tweets als „Top-Tweets“ in den Blogartikel einbinden. Sie können auch Storify für die Einbettung nutzen. Der Service erleichtert Ihnen das Storytelling, indem Sie Social-Media-Inhalte einfach sammeln und zusammentragen.

Vorträge der Redner, Fotos und Social-Media-Inhalte

Neben Fotos ist auch die Einbettung von Präsentationen (z. B. mit einem Tool wie SlideShare) in den Blogeintrag denkbar. Eine Fotogalerie können Sie mit Flickr einbetten. Da die Flickr-Fotos dann auf Ihrer Webseite zu sehen sein werden, generieren Sie hier mehr Traffic.

Für einen Teilnehmer oder Interessierten kann auch eine Liste der Referenten, Sponsoren und aller Teilnehmer interessant sein. Um die Einbettung in den Blogartikel handhabbar zu machen, können Sie List.ly oder ZEEF nutzen. Wenn ein Teilnehmer einen anderen Teilnehmer aus den Augen verloren hatte oder sich an seinen Namen nicht mehr erinnern kann, ist diese Liste für ein späteres Netzwerken und Wiedertreffen hilfreich.

Die E-Mail nach dem Event

Senden Sie eine E-Mail, in der Sie sich beim Teilnehmer bedanken und auf die erwähnte Umfrage hinweisen. Sie können auch einen Link zum Event-Resümee im Blogartikel setzen. Schreiben Sie dazu eine separate E-Mail.

Beispiel: Schicken Sie direkt nach dem Event eine Danke-E-Mail mit dem Link zur Umfrage. Geben Sie dem Teilnehmer und sich selbst dann ein paar Tage, um sich zu akklimatisieren und den Link zum Blogartikel 1 Woche nach dem Event per E-Mail zu verschicken. Als Call-to-Action könnte eine Aufforderung zum Teilen des Blogartikels dienen oder Ihnen in den sozialen Netzwerken zu folgen.

Verpassen Sie nie eine Chance, Ihre Social-Media-Präsenzen zu promoten. Aus diesem Grund weisen Sie auch auf das nächste Event hin. Setzen Sie in der E-Mail einen Button, der es dem Teilnehmer einfach macht, sich für Ihren Newsletter anzumelden. Idealerweise mit nur einem Klick.

Danke sagen im Social Media

Da Sie beim Event und dem vorangegangenen Event-Marketing eine Beziehung zum Teilnehmer aufgebaut haben, krönen Sie sie mit einem digitalen Dankeschön. Nun gilt es, die Beziehung zu pflegen. Danken Sie Ihren Speakern, Sponsoren und weiteren Gästen. Dankbarkeit zeigen ist eine einfache und sehr menschliche Einladung, um weiter im Gespräch zu bleiben. Der letzte Eindruck bleibt eben auch im Gedächtnis.

Auch wenn Sie im Blogartikel Ihre Zusammenfassung und die besten Fotos, Videos sowie Präsentation, Listen und Grafiken untergebracht haben, servieren Sie diese auch in den sozialen Netzwerken. Indem Sie den doppelten und dreifachen Aufwand betreiben, tun Sie Ihrem Teilnehmer einen großen Gefallen. Sie können z. B. auf Facebook thematisch geordnete Fotoalben vom Event erstellen, Leute taggen und den Event-Hashtag mit einem Link zum resümierenden Blogartikel setzen. Sie machen es dem Teilnehmer dadurch einfach und komfortabel, in seinem bevorzugten Netzwerk persönlich auf das Event zurückzublicken.

Gespräche zu Ende führen

Bleiben Sie weiter aufmerksam, denn ein Gespräch ist erst dann zu Ende, wenn der Letzte gesprochen hat bzw. den letzten Post veröffentlicht hat. Mit Ihrem selbst gewählten Hashtag werden Sie selbst zum Teilnehmer der Diskussion. Halten Sie die Augen offen. Teilen Sie erzählte Geschichten und bleiben Sie verbunden.

Sie haben hoffentlich etwas gelernt in unserer Reihe. Damit Sie das Gelernte anwenden können, haben wir 10 Punkte zusammengestellt, die uns am wichtigsten fürs agile Event-Marketing erscheinen. Diese sollte Ihnen auch den Bau von Eselsbrücken erleichtern.

Die Top-10-Checkliste für Ihr agiles Event-Marketing

Die wichtigsten zehn Punkte, die Sie für die Umsetzung eines agilen Event-Marketings beachten müssen. Die Checkliste dient der richtigen Einstellung für das Marketing Ihrer Veranstaltung und ergänzt die Detailaspekte der Artikel-Reihe mit leicht zu merkenden Grundsätzen.

1) Experimentieren

Dinge probieren, einfach machen und sehen, was dabei herauskommt, ohne sich entmutigen zu lassen (bei unerwünschten Ergebnissen).

2) Neu erfinden

Der Marktdruck und die voranschreitende Zeit können Ihr Event schnell alt aussehen lassen. Weichen Sie von ausgetretenen Pfaden ab. Auch Runderneuerungen sind denkbar, wenn es mit Ihrem Publikum vereinbar ist.

3) Sie sind der Experte

Erfahrung aus erster Hand kann Ihnen keiner nehmen. Selbst, wenn ein Marketingkanal oder eine App weniger erfolgreich lief als Sie wünschten, können Sie die Erfahrung in Zukunft nutzen. Ihr Wissen im Umgang mit weniger erforschten Kanälen fürs Marketing ist ein Asset.

4) Gehen Sie live!

Mit Videos im Livestream und aus der Konserve. Live-Videos müssen authentisch sein, nicht top-notch. Ihr aufwändiger produziertes Video aber schon. Video muss zum Herz Ihrer Marketingaktivitäten werden, so wie es z. B. Facebook für seine Plattform verlautbart hat.

5) Aufmerksamkeit gewinnen

Weil wir in einer Zeit leben, die viele Möglichkeiten der Ablenkung bietet, wandert die Aufmerksamkeitsspanne nach unten und der Blick Ihres Publikums zur interessantesten Quelle, aktuell dem Smartphone.

6) Zeit schenken

Mit Geld können Sie keine Zeit kaufen. Dennoch können Gesprächen, Austausche und neue Erkenntnisse dazu folgen, dass Sie Prozesse abkürzen bzw. mehr in kürzerer Zeit erledigen können. Nach wie vor ist der Wunsch nach größerer Effizienz für Sie als Veranstalter von B2B-Veranstaltungen ungebremst hoch.

Wenn Ihre Veranstaltung ein Versprechen gibt, dann könnte es die Perspektive auf Gespräche sein, die im Ergebnis eine größere Zeitersparnis bringen. Damit können bestehende Abläufe gemeint sein, die schneller vonstatten gehen, oder Prozesse, die nun nach einem funktionierenden Standardverfahren ablaufen.

7) Gespräche führen und thematisch leiten

Anders als der Moderator einer Talkshow haben Sie im Dauergespräch Social Media nicht immer das Zepter in der Hand. Sie sind ein weiterer Teilnehmer des Gesprächs, ohne eine außerordentliche Hierarchie. Dabei stechen Sie dann heraus, indem Sie auf neue Aspekte aufmerksam machen, andere Standpunkte einbringen, beschwichtigen, Konsens finden oder sich darauf einigen, dass es keine Einigung gibt. Mit dem Ihrem Aufwand, konstruktiv zur Diskussion beizutragen, verdienen Sie sich die Aufmerksamkeit (und manchmal auch Anerkennung) der Gesprächsteilnehmer.

Beteiligen Sie sich regelmäßig gut, werden Sie mit der Zeit als Meinungsführer betrachtet. Damit lenken Sie nicht mehr nur wie ein Moderator, sondern können autoritär auftreten, weil Ihr Wort Hand und Fuß hat. Der Zuhörer glauben Ihnen. Klinken Sie sich also in existierende Online-Gespräche ein und tragen Sie Wertvolles dazu bei. Dann können Sie später eine Diskussion mit starken Argumenten anführen und leiten.

8) Sie sind ein Medienunternehmen!

Ob Sie wollen oder nicht. Was früher den großen Fernsehsendern vorbehalten war, können Sie dank der Demokratisierung der Produktionsmittel nun im ähnlichen Umfang tun. Produzieren Sie wie eine Sendestation. Weil die Menschen Ihr Leben im Wochenrhythmus führen, senden Sie regelmäßig und mindestens wöchentlich. Das Sendeformat und den Inhalt haben Sie in der Hand.

9) Teilen Sie was wertvoll ist

Kein Spam. Kein Pop-up. Keine Lightbox. Nichts, das nervt. Quantitativ kann es funktionieren, dass viele Menschen sich für Ihren Newsletter anmelden. Wenn Sie aber langfristig denken, sollte Ihnen wichtig sein, wie Sie einen neuen Leser gewinnen. Der erste Eindruck zählt im Web genau wie im Offline-Leben.

10) Sie führen eine Beziehung

Es ist keine partnerschaftliche oder geschäftliche 1-zu-1-Beziehung, sondern eine 1-zu-n-Beziehung. Verstehen Sie sich demnach als Taktangeber, als Sender oder Radiostation. Von Ihnen gehen die Impulse aus, damit Sie Ihre digital Folgenden dazu ermutigen, selbst Impulsgeber zu werden. Sie befruchten also an verschiedenen Stellen und sehen die Früchte zu gegebener Zeit parallel sprießen. Deshalb findet Ihre Erntezeit durchs ganze Jahr hinweg statt.

Fazit: Agil und innovativ sein

In einer Welt, in der „Marketers alles ruinieren“, ist das Marketing eine dauerhafte Baustelle. Wirklich fertig wird hier nichts, weil immer weiter konstruiert wird. So wie Sie sich mit Ihrer Veranstaltung neu erfinden müssen, haben die Plattformen, auf denen Sie vermarkten, die gleiche Pflicht.

Christian Lohmeier meint dazu:

Innovation ist super wichtig. Die Leute gewöhnen sich schnell an neue Sachen. Deshalb kann die nachfolgende Bits & Pretzels auch nicht gleich ablaufen. Man rennt hier oft dem Trend hinterher.

Laut Lohmeier mache Bits & Pretzels gegenüber anderen Konferenzveranstaltern anders, dass Sie konsequent auf informatives Entertainment (Infotainment) setzen. Dabei hält sich das Verhältnis von guten Inhalten und Entertainment in etwa die Waage, so wie man es von US-amerikanischen Events kennt.

Anders als andere Startups sind sie aber auch nicht vorgegangen. Sie bleiben dem Motto treu, anzufangen, zu scheitern und weiterzumachen. Nur die Akzeptanz fürs Scheitern muss wohl in der deutschen Gesellschaft noch weiter ausgebaut werden. Das wird wohl nur eine Frage der Zeit sein, die sich das Team von Bits & Pretzels ebenfalls wünschen würde. „Um verschiedene Sachen zu testen, bleibt dann aber oft nur das Event selbst.“, meint er weiter.

„Insofern ist umso wichtiger, dass ein Ansprechpartner für die Technik am Einlass und das Besuchermanagement da ist. Wir wollen um jeden Preis verhindern, dass ein Kevin Spacey nicht vor einem halbleeren Saal spricht und sich draußen Leute beschweren, dass sie nicht reinkommen. Damit solche Horrorszenarien nicht passieren bzw. schnell eine Lösung durch einen Experten gefunden werden kann, ist Daniel Wingen als Ansprechpartner vor Ort sehr wichtig.“, führt Lohmeier aus.

Ein innovatives Event beginnt beim Einlass

Auch das technische Check-In am Counter ist mittlerweile sehr wichtig geworden. „Von daher sind wir froh, dass wir das auch erfolgreich einsetzen, auch wenn sich das in der heutigen Zeit auch von selbst verstehen sollte“, ergänzt er. Unsere Kunden von Bits & Pretzels setzen unser Einlass-System und den schnellen Namensschild-Druck erfolgreich ein. Das 3-tägige Gründerfestival zieht bereits mehr als 5.000 Teilnehmer an und hat sich international als zweitgrößte Gründerkonferenz einen Namen gemacht.

Ihre Konferenz und Messe statten wir gerne mit innovativen Software-Lösungen fürs Teilnehmer-Management und -Engagement aus. Aus diesem Grund laden wir Sie zum Kennenlerngespräch ein, in dem wir uns über Ihre Situation unterhalten.

Rufen Sie uns an: 089 – 2155294 60. Ihre Fragen beantworten wir auch gerne per E-Mail: Schreiben Sie uns.

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Das war die 4-teilige Artikel-Reihe „Agiles Event-Marketing“, in der Sie erfahren haben, wie Sie Ihr Event wie ein Startup aufziehen, dafür Stimmung machen, es agil verkaufen und dank Ihrer Teilnehmer richtig beenden und innovativ fortsetzen. Wir hoffen, Sie konnten etwas mitnehmen und freuen uns, von Ihnen zu hören.