Agiles Event-Marketing Teil 3: Anpreisen und verkaufen wie ein Startup

Sie wissen bereits, wie Sie Ihr Event-Marketing wie ein Startup aufziehen und seit letzter Woche, wie Sie vor dem Event Stimmung machen.

Im dritten Teil unserer 4-teiligen Reihe „Agiles Event-Marketing“ erfahren Sie Prozesse, Ansprechpartner und praktische Tipps u. a. von Christian Lohmeier (Bits & Pretzels), um Ihr Event auch währenddessen zu verkaufen. Teil 4 veröffentlichen wir am kommenden Montag (30.01.2017).

Mit Partnern zusammenarbeiten

Bauen Sie ein Vertrauensverhältnis zu Ihren Partnern auf, indem Sie Ihre Ziele mit denen Ihres Partners vereinbaren. Machen Sie deutlich, dass Ihr Event für ihn gewinnbringend und sein Publikum bereichernd ist.

Setzen Sie auf eine langfristige Zusammenarbeit, wenn Sie wissen, Ihr Event wird sich jährlich wiederholen. Wächst Ihr Event dabei, wachsen Ihre Partner mit Ihnen zusammen. Je besser Sie sich anfänglich kennengelernt haben, umso mehr garantieren Sie, dass sie zur Event-Marke passen und in ennaher Zukunft nicht getrennte Wege gehen.

Das Netzwerk aktivieren und Influencer einbinden

Über 130 Netzwerk-Partner hatte Bits & Pretzels in der 2016-Konferenz Ihrer Reihe, erklärte Christian Lohmeier (Senior Event Manager bei Bits & Pretzels). Die Erfolge bei den Partnern waren dabei ganz unterschiedlich. Beispielsweise konnte ein österreichischer Partner überraschend viele Leute vom Event überzeugen. „Das war so nicht abzusehen. Es ging eher nach Versuch und Irrtum.“, sagte Lohmeier.

Von der Anzahl der Partner sollten Sie sich aber nicht täuschen lassen. Wichtig ist, dass man eher wenige Partner anspricht, aber zu diesen eine gute Beziehung aufbaut.

Lohmeier ergänzt:

Es lohnt sich halt nicht, wenn ein angesprochener Influencer oder Partner das Event nur einmal teilt. Er muss es mehrfach teilen. Du willst, dass er mehr Engagement zeigt? Dann musst du dich auch mehr um ihn kümmern. Bau eine Beziehung zu ihm auf und lass ihn am Erfolg teilhaben. Schau, was jeder Partner oder Influencer haben will, was für ihn dabei rausspringt, und finde eine Einigung, die für beide Seiten gut ist.

Außerdem empfiehlt Lohmeier, Inhalte zu produzieren, die Leute einfach teilen können: „Der Content muss ‚shareable‘ sein.“ Die Menge an geteilten Inhalten in den sozialen Netzwerken ist auch ein Indikator fürs gesamte Tracking vom Event-Marketing. Mehr zum Erfolgstracking im Abschnitt „Affiliate-Partner“.

Für Bits & Pretzels hatte das Organisationsteam Discounts an seine Partner verteilt und vergab teilweise auch Freitickets für eine bestimmte Anzahl an erfolgreichen Empfehlungen.

Fotos und Videos vom Profi

Die Investition in einen Fotografen und Videografen kann sich lohnen, weil Sie das gewonnene Material für die Vermarktung von Folge-Events nutzen können. Haben Sie kein Budget für das Engagement von Profis, gewähren Sie ihm freien Eintritt oder einen Platz auf dem Event. Im Austausch können Sie auf die Dienstleistungen der Foto- und Videoprofis zugreifen.

Stellen Sie sicher, dass sie Ihnen das Material in einem vernünftigen Zeitrahmen zur Verfügung stellen. Im Gegenzug werden Sie ihnen gute Publicity geben, sie also in passenden Momenten namentlich erwähnen.

Präsentationen standardisieren

Erstellen Sie eine Standard-Vorlage und teilen Sie sie mit Ihren Speakern. Auch wenn es nur zwei Slides sein sollten (eine Titel- und Innenseite), gibt die Vorlage dem Event entsprechend zumindest die Schriftart, Farben und das Design vor. Wenn Sie die Präsentationen später Ihren Teilnehmern schicken, werden sie schön einheitlich aussehen. Jede Präsentation vertritt dann das Event selbst. Das ist eine subtile Form von Event-Marketing.

Affiliate-Partner

Erstellen Sie einen einzigartigen Promo-Code für jeden Partner und Referenten. Sie können mit diesen Code von einem Rabatt für die Menschen in ihren sozialen Kreisen Gebrauch machen. Dank des Codes werden Sie sehen, wie effektiv jeder Partner bei der Promotion der Veranstaltung war. Um die entsprechende Vermittlungsprovision an einen Partner auszuzahlen, tracken Sie seinen Code. Sonst haben Sie keinen Nachweis für seinen Erfolg.

Diese Art der Incentivierung kann sehr effektiv funktionieren. Bei Bits & Pretzels wurde sie als Anreiz, mehr zu vermarkten, ebenfalls erfolgreich angewendet.

Teilen leicht machen

Ihre Partner möchten Ihnen gerne helfen. Wenn Sie Ihnen dann noch entgegenkommen und die zu teilenden Inhalte auf dem Silbertablett servieren, wird Ihr Partner noch mehr Spaß daran haben.

Sie sind bei Twitter aktiv? Dann bereiten Sie eine Liste von ansprechenden Tweets vor und schicken Sie sie Ihren Sponsoren, Partnern und Referenten. Jetzt sind sie eher geneigt, auch aktiv das Event zu teilen. Mit Ihren Vorlagen stellen Sie auch sicher, dass sie den richtigen Link und Hashtag nutzen.

Wichtige Personen vor dem Tag des Event einladen

Laden Sie zum Abendessen oder auf einen Drink ein, um mit Ihren Sponsoren, Influencern und Mitgliedern der Presse auf das Event am nächsten Tag einzustimmen. Mit diesem Anlass haben Sie die Chance, einen stärkeren Draht zu ihnen aufzubauen und Spaß zu haben. Am großen Tag kann dies zu einem besseren Zusammenhalt führen und ein stärkeres „Wir“-Gefühl erzeugen. Bei Problemen und in Stresssituationen auf dem Event kann dieses Bindung hilfreich sein, um die Wogen zu glätten.

Medien und Presse

Lassen Sie die lokale Presse von Ihrer Veranstaltung wissen oder reichen Sie Ihr Event direkt auf einer lokalen News-Seite ein. Ein innovatives Event ist für eine Stadt oder einen Ort immer ein guter Grund für eine Meldung, z. B. muenchen.de, berlin.de, hamburg.de oder koeln.de. Eine klassische Pressemeldung können Sie auch bei openpr.de einreichen. Alternative Veranstaltungskalender für die Stadt Ihres Events finden Sie mit Google und anderen Suchmaschinen.

Industrie- und Handelsverbände erlauben Ihnen womöglich auch die Einreichung Ihrer Veranstaltung, wenn sie fürs Publikum relevant ist. Fragen Sie nach, ob sie auch ein Event von externen Veranstaltern akzeptieren, veröffentlichen und vermarkten. Wenn Sie selbst Mitglied eines Verbandes sind, wird es Ihnen leichter fallen, dort um ein wenig Promotion zu bitten.

Überregionale Presse

Die überregionalen und nationalen Medien erwähnen auch gerne eine lokale Veranstaltung. Sie können dazu direkt Journalisten anschreiben und anrufen oder nach ähnlichen Veranstaltungen suchen, die auf News-Webseiten bereits erwähnt wurden.

Kontaktieren Sie den jeweiligen Ansprechpartner mit einer persönlichen Einladung, einem Presse-Badge oder dem Angebot, mit einem Speaker oder anderen Gästen Interviews zu führen. Sie können auch vorschlagen, selbst einen Gastbeitrag auf deren Webseite zu verfassen. Gewinnen Sie zunächst deren Aufmerksamkeit, dann bekommen Sie womöglich auch ein wenig Presse.

Sponsoren

In vielen Fällen leben Veranstaltungen von Sponsoren. Komplett selbstfinanzierte Events sind selten. Sponsoren unterstützen Sie finanziell und sind auch für Ihr Marketing wertvoll. Wenn Sie als Veranstalter, wie im Falle von Bits & Pretzels, Audi als Sponsor gewinnen konnten, betonen Sie wofür Audi als Marke und Sie als Veranstalter stehen, z. B. Innovation.

Nennen Sie Ihren Sponsor in Ihren Veröffentlichungen, weil Sie dann automatisch eine entsprechende Zielgruppe ansprechen. Ihr Besucher verbindet etwas mit der Marke. Sie tritt ins Bewusstsein dieses Menschen. Ist diese Verbindung positiv, kann sich das verkaufsfördernd auf Ihr Event auswirken.

Der Weg zum Gewinn des Sponsors ist nicht so einfach. Die überzeugende Präsentation vor ihm ist deshalb das A und O.

Eigenes Content-Marketing

Ihnen kann das Personal, Geld und die nötige Zeit zum Befüllen und Vermarkten Ihres Blogs fehlen. Dann geht es Ihnen nicht anders als Bits & Pretzels. Aktuell umfasst das Kernteam 3 Mann. Zeitweise hatten Sie einen Praktikanten, der sich um den Blog gekümmert hatte. Für regelmäßige und geplante Veröffentlichungen im Blog fehlt es dem Team aber an Ressourcen. Content-Marketing ist also optional und gerade in den ersten Ausführungen Ihres Events nicht zwingend.

Vorbildlich nannte Christian Lohmeier das Content-Marketing der Online Marketing Rockstars, die neben dem Organisationsteam „aber auch ein Team von 3 Leuten in der Online-Redaktion haben“ und ebenfalls zu unseren Kunden zählen.

Stimmung während des Events einfangen und öffentlich teilen

Auch während Ihrer Veranstaltung machen Sie Marketing, indem Sie dokumentieren und zusammenstellen. Es geht hier um Live-Material nicht um Hochglanz. Bringen Sie die Atmosphäre und Authentizität rüber. Kauft Ihnen der Live-Zuschauer das ab, was er gerade sieht? Die Antwort darf nur „Ja“ sein, besonders im Hinblick auf eine kritischer werdende und medienkompetentere Masse. Ihr Publikum hat ein Gespür für Fake.

Live-Ticker mit Twitter

Tweets eignen sich hervorragend für die Live-Berichterstattung und das Festhalten von dem, was gerade passiert. Je nach Publikum kann auch die Live-Funktion von Facebook, Snapchat, Instagram oder Periscope Sinn machen. Auf Twitter folgen Live-Zuschauer dem, was vor sich geht, oft mittels Hashtag oder indem sie Ihrem Twitter-Account direkt folgen.

Setzen Sie Zitate aus interessanten Gesprächen, Präsentationen oder Podiumsdiskussionen als Tweet ab. Nicht vergessen: Die Person per Erwähnungs-Funktion (@Twittername) nennen und den Event-Hashtag im Tweet setzen. Damit ist der dokumentierte Inhalt und die zitierte Person komfortabel für die Nachwelt zu finden.

Videos, Fotos und Preise

Neben dem Live-Video können Sie auch zunächst auf Ihrem Gerät gespeicherte Fotos und Videos im Social Media teilen. Nehmen Sie die Teilnehmer, Referenten, Ihr Personal und die allgemeine Stimmung auf. Details, wie 1-zu-1-Gespräche oder lachende Gesichter machen Laune auf Ihr Event. Nutzen Sie Ihr Smartphone zum direkten Teilen und erwähnen Sie die fotografierten Leute, indem Sie sie z. B. bei Facebook taggen. Jeder öffentliche Post trägt immer Ihren einzigartigen Hashtag.

Ihre Teilnehmer gewinnen gerne Preise. Torwandschießen oder Formen vom Gücksrad sind einfache Wettbewerbe, die sich jedem sofort erschließen. Halten Sie die Mitmachbarriere also niedrig. Der Gewinnpreis könnte etwas Kleines wie ein Buch oder Sponsorengeschenk sein. Machen Sie den Preis so attraktiv, dass die Mitmachenden für die Teilnahme (und mit Erlaubnis) ihre E-Mail-Adresse gerne eintragen.

Ein Foto des Gewinners würden Sie dann mit dem Geschenk in der Hand in den sozialen Medien teilen. Dann geht er mit einem guten Gefühl nach Hause. Er freut sich über sein bisschen Berühmtheit im Social Media und sich haben einen neuen indirekten Botschafter für Ihr Event gewonnen.

Ende. Aus. Das wars!

Ihr Event ist zum Ende gekommen. Für Ihr Event-Marketing haben Sie lautstark auf die Pauke gehauen. Die für Sie relevanten Menschen kennen Ihr Event nun, ob sie live vor Ort waren oder es im Social Media erlebt haben.

Nächste Woche runden Sie Ihr Event ab

Ein rundes Endes ist ein gutes Ende. Deshalb lernen Sie in der nächsten Woche, wie Sie Ihr Event mit der richtigen Einstellung auf den Abgesang einstimmen und bereits Vorfreude aufs nächste Event machen. Sie werden die Event-Eindrücke im Blog zusammenfassen, lernen, richtig nach Testimonials zu fragen und bekommen eine Top-10-Checkliste an die Hand.

Ein gutes Ende ist wichtig, weil die Lust auf ein Wiedersehen maßgeblich vom letzten Eindruck geprägt ist. So wie die letzten Worte beim Treffen mit einem Geschäftskollegen oder Freund in Ihrem Ohr nachklingen werden, so wird auch Ihr Event im Gedächtnis des Teilnehmers bleiben. In guter Erinnerung und in freudiger Erwartung auf eine Wiederholung.

Die Planung für Ihr nächstes Event beginnt mit dem Abschluss Ihrer vorherigen Veranstaltung. Wenn dort beim Einlass zu viele Leute zu lange warten mussten und auch der Druck der Namensschilder zu viel Zeit in Anspruch nahm, rufen Sie uns an: 089 – 2155294 60. In einer individuellen Beratung sprechen wir gerne mit Ihnen über mögliche Optimierungen beim Einlass und Badge-Druck. Ihre Fragen beantworten wir auch per E-Mail: Schreiben Sie uns.

Nächste Woche geht’s weiter: Wie Sie Ihr Event gebühren beenden und das nächste Event agil angehen, ist Thema im 4. Teil der Reihe. Die Veröffentlichung findet am nächsten Montag, 30.01.2017, statt.