Agiles Event-Marketing Teil 2: Stimmung machen vor dem Event

Letzte Woche haben Sie erfahren, wie Sie Ihr Event-Marketing wie ein Startup aufziehen und Ihre Webseite agil einsetzen.

Im zweiten Teil unserer 4-teiligen Reihe „Agiles Event-Marketing“ lernen Sie nun, gezielt E-Mail, Social Media und Ihren Blog fürs Marketing anzuwenden. Teil 3 veröffentlichen wir am kommenden Montag (23.01.2017).

E-Mail-Marketing

E-Mail funktioniert, weil sich der Empfänger explizit für Ihre Liste angemeldet hat. Er möchte etwas von Ihnen und erwartet, dass Sie den ersten Schritt machen.

Die volle Aufmerksamkeit des Empfängers haben Sie per E-Mail, weil es ein 1-zu–1-Gespräch ist. Die Ablenkungen, die im Social Media teilweise vor sich gehen, müssen Sie in diesem Gespräch nicht beachten. Die Ansprache können Sie direkt und vor allem im Singular machen. Statt einem „Guten Tag zusammen“ formulieren Sie „Hallo Michael“ oder „Hallo Herr Jung“ je nachdem, wie Sie Ihren Empfänger ansprechen.

Auch Ihre Partner, Referenten oder Freunde können Sie bitten, E-Mails mit einem Verweis auf Ihr Event herausschicken. Mund-zu-Mund-Propaganda funktioniert auch per E-Mail, wenn der Sender eine Vertrauensperson ist.

Die Betreffzeile ist wie eine Überschrift

Sie lesen eine Nachricht wegen der Schlagzeile, nicht wegen dem, was Sie im Text vermuten. Sie wollen Ihre E-Mail-Leser emotional ansprechen. In der Betreffzeile gehen Sie auf sein Bedürfnis ein, mit dem was er will. In der E-Mail selbst erläutern Sie, was er dafür braucht.

Nehmen wir an, Sie würden eine Geschäftsveranstaltung in einer E-Mail ankündigen. Dort würde sich ein internationales Publikum zusammenfinden und Ihr Teilnehmer die internationale Expansion seines Unternehmens planen. Ein Beispiel für eine gute Betreffzeile könnte so lauten:

Erfolgreich auf Englisch pitchen: Mit einfachen Worten und Ihrem Schulenglisch

Zur Erklärung: Sie sprechen das Ziel des Teilnehmers an und gehen auf mögliche Hemmungen (englischer Wortschatz) ein. Geben Sie ihm dabei ein gutes Gefühl, weil er sich verkrampfen kann. Mit der Folge, dass er seine Botschaft nicht wie geplant übermittelt. Die Betreffzeile entspannt also den Leser, sodass er sich gut aufgehoben fühlt. Im eigentlichen Inhalt der E-Mail wollen Sie ihn nun von Ihrem Vorschlag überzeugen, erfolgreich auf Englisch zu pitchen.

Von Mensch zu Mensch schreiben

Es gibt keine todsichere Formel für gute Inhalte und E-Mails. Eine E-Mail ist aber dann erfolgreich, wenn sie ein Mix von verschiedenen Teilen ist:

• Sie schreiben Ihre E-Mail menschlich nahbar.
• Jede Aussage stimmt, weil Sie ehrlich zu Ihrem Leser sind.
• Sie informieren ihn, ohne zu langweilen.
• Was Sie schreiben, ist auf ihn zugeschnitten und für ihn wertvoll.
• Ihr Leser hat Spaß beim Lesen. Die E-Mail ist ein Genuss.

Kurz: Ihre E-Mail ist direkt, ehrlich, informativ, wertvoll und genussvoll zu lesen.

Was Sie beim Schreiben fühlen, geben Sie in die E-Mail

Ihr Leser wird es spüren. Eine E-Mail vom Herzen wird vom Leser auch herzlich empfangen. Wenn Ihre Absichten gut und rein sind, liest sich Ihre E-Mail auch so. Selbst wenn Sie im Text etwas verkaufen, sind Sie ebenfalls ehrlich. Sie preisen Ihr Produkt zwar an, werden aber nie lügen. Ihr Leser würde spätestens nach dem Kauf davon erfahren.

Sie selbst. Eine E-Mail ist Ausdruck Ihrer Persönlichkeit und Ihres Geschäftsgebarens. Sie geben etwas von Ihnen persönlich und Ihrer Firma preis, was das Produkt von einem anderen unterscheidet. Eine Anekdote zum Event, eine Metapher, wie der Eventname entstand oder eine persönliche Geschichte, wie Ihr Event zustandekam sind denkbare Wege. Sie sprechen dann mit Worten getragen von Ihrem Herzen. Das macht Sie zwar verwundbar, aber auch wunderbar für Ihren Leser.

Das Wochenende ist eine gute Versandzeit für solche E-Mails, weil Ihr Leser weniger E-Mails erhält als unter der Woche. Das kann die Öffnungs- und Klickrate erhöhen. Auch wenn moderne Arbeitszeitmodelle ein flexibleres Arbeiten erlauben, nutzen viele Menschen das Wochenende als Auszeit. Sie haben dann weniger Stress und mehr Zeit alles andere.

Das Stresslevel verringern Sie auch, wenn der Austausch mit einem anderen Teilnehmer erfüllend ist und für größere Klarheit sorgt. Dafür nimmt er gerne ein paar Stunden weniger Schlaf am Sonnabendnachmittag in Kauf.

Mundpropaganda. Beim Erhalt der E-Mail kann sich ihr Leser gerade im Freundeskreiss befinden und einem Freund, der neben ihm sitzt, direkt Bescheid geben. Probieren Sie aus, am Wochenende Ihre E-Mail zu verschicken. Tun Sie Ihrem potenziellen Teilnehmer den Gefallen. Sie wären doch auch froh, wenn Sie dank einer E-Mail einen Neukunden gewännen, oder?

Video als Miniaturansicht anzeigen

Es kann störrisch verlaufen, ein Video direkt in eine E-Mail einzubinden. Das Vorschaubild eines Videos wird nicht automatisch generiert, wie Sie es von WordPress.com oder Medium.com kennen.

Erstellen Sie deshalb Ihr eigenes anklickbares Vorschaubild, das zum Video führt. Setzen Sie auch einen Play-Button ins Bild. Die Bildbearbeitung, die dafür nötig ist, können Sie online mithilfe von Canva.com lösen. Die Klickrate können Sie mit einem Video-Vorschaubild in Ihren E-Mails nochmals deutlich verbessern.

Testimonials auch in Ihren E-Mails

Versehen Sie Ihre E-Mails mit Zitaten und Feedback von vorherigen Veranstaltungen. Auch die besonderen Errungenschaften Ihrer Speaker können Sie herausstellen.

Ihre Veranstaltung ist für Menschen von Menschen. Deshalb ist jede rechtmäßige Art von sozialem Vertrauenaufbau auch für die sehr „soziale“ E-Mail gut anwendbar. Ein Speaker, der Großartiges geleistet hat, wirkt vertrauensvoll einen Teilnehmer. Sie müssen ihn nur davon überzeugen, dass der Referent es wirklich erreicht hat. Der Weg dorthin wird ihm dann leichter erscheinen, es selbst zu schaffen. Der Speaker ist eine Art Vorbild und manchmal sogar eine direkte Blaupause, dem ein Teilnehmer nacheifern möchte.

Versenden Sie einmal und noch einmal

Scheuen Sich sich nicht, eine E-Mail mehrmals zu senden. Ihre Leser bemerken in der Regel nicht, dass Sie etwas mehrfach versendet haben. Das ist wirklich nur die Ausnahme. Schicken Sie bei großen Veranstaltungen mehrere Monate im Voraus eine E-Mail. Verkünden Sie darin das voraussichtliche Rahmenprogramm, das Lineup der Speaker und eventuelle Frühbucher-Rabatte.

Dann senden Sie eine E-Mail kurz vor dem Rabattende, und wieder, wenn sich das Event nähert. Schließlich senden Sie eine E-Mail ein paar Tage zuvor und erinnern an die Uhrzeit und wo sich der Leser registrieren kann. Am Enden pitchen Sie per E-Mail, wenn Sie die letzten Plätze zur Verfügung haben.

Soziales Event-Marketing und Social Media

Ihre Veranstaltung ist ein gesellschaftlicher Anlass. Deshalb sollten Sie natürlich auch Social-Media-Marketing nutzen.

Hashtag

Plattformübergreifend und mittlerweile auch nicht mehr als allzu technisch wird der Hashtag angesehen. Ihr Event-Hashtag sollte zum Event passen. Für Bits & Pretzels 2016 hatte der Veranstalter sich für #bits16 entschieden. Sie fand im September 2016 statt und da funktionierte der Hashtag auch gut.

Ein Hashtag mit Ort und Zeit. Anfang Januar 2017 wurde der Hashtag z. B. auf Twitter von einem kanadischen Filmfestival dominiert. Die zeitliche Langlebigkeit von einem Hashtag kann also begrenzt sein, wenn er auf lange Sicht nicht einzigartig ist. Gleichfalls kann es auch geografische Überschneidungen geben. So könnte ein und derselbe Hashtag an verschiedenen Orten parallel für unterschiedliche Events stehen.

Ermuntern Sie Ihre digitale Folgschaft zur Nutzung des Hashtags. Ein Hashtag ist wie ein Meta-Vermerk für eine öffentliche Nachricht, also eine crowd-gestützte Katogorisierung. Deshalb sollten Sie für die Wiederauffindbarkeit bei jedem öffentlichen Post den gleichen Hashtag nutzen.

Zum Trendsetter werden

Zu einem neuen Trend läuten Sie mit der Trend-Liste bei Twitter ein. Schafft es Ihr Hashtag in einer relativ kurzen Zeit auf eine große Beliebtheit, kann ihr Event-Hashtag dort gelistet werden. Eine solchen positiven Marketingeffekt, mit verhältnismäßig wenig Aufwand, erreichen Sie nur im Social Media.

Wenn Ihr Event-Hashtag auch noch große Ähnlichkeit zu Ihrer Domain hat oder sogar identisch ist, machen Sie es Ihrem Teilnehmer leicht, Ihre Web- und Social-Media-Präsenzen zu finden.

Ist Ihr Event Teil eines weiteren (oder größeren) Events, machen Sie auch von dessen Event-Hashtag Gebrauch. Im Falle von Bits & Pretzels war es das Oktoberfest mit dem Hashtag #oktoberfest. Teilnehmer des Oktoberfestes wurden dann auf #bits16 aufmerksam und andersherum natürlich auch.

Gezielt Links einsetzen

Im Promotionzeitraum setzen Sie Ihre Social-Links auf Ihre Event-Webseite und die reguläre Webpräsenz. Vor, während und direkt nach dem Event können Ihre Besucher das Event dann auf im bevorzugten sozialen Netzwerk teilen.

In Ihrem Facebook-, Twitter-, LinkedIn- oder Instagram-Profil machen Sie ebenfalls auf die Event-Webseite aufmerksam. Das erzeugt einen in sich geschlossenen Kreis. Der Besucher bewegt sich in Ihrem Ökosystem von Website und Social Media.

Soziale Lead-Recherche und Kalt-Akquise

Mittels der erweiterten Personensuche auf Twitter können Sie Personen finden, die Interesse an Ihrem Thema haben und in der Nähe leben. Wenn Sie über Ihr Event tweeten, erwähnen Sie diese Leute oder laden Sie sie unverblümt mit einer freundlichen Nachricht ein. Mehr als „Nein“ sagen, können Sie nicht. So wie bei jeder Kaltakquise ist auch hier Fingerspitzengefühl gefragt.

Indirekt machen Sie auf sich aufmerksam, wenn Sie einem anderen Twitter-Nutzer folgen. Dieser schaut im Anschluss aus Neugier, wer ihm da gefolgt ist. Das kann funktionieren, die Absicht kann aber durchsichtig sein. Umso mehr sollte in Ihrem Twitter-Profil dann klar der Event-Link vermerkt sein. Besagter Nutzer kann an diesem auf Anhieb Gefallen finden.

Frank und frei zwitschern

Der Informationsstrom im Social Media ist gehörig. Etwas verpassen ist beinahe an der Tagesordnung. Veröffentlichen Sie also Tweets früh und oft genug. Die damit verbundene Bauernweisheit denken Sie sich bitte einfach dazu.

Dank Tools wie Buffer und HootSuite haben Sie auch die Möglichkeit, einen Tweet zu einer bestimmten Uhrzeit an einem definierten Wochentag zu veröffentlichen. Damit können Sie beispielsweise einen Tweet-Countdown einleiten, wenn sich die Eventregistrierung dem Ende nähert.

Weitere Social-Media-Orte probieren

Auch wenn Sie bei Twitter viel Anklang finden sollten, tummelt sich Ihr Publikum womöglich auch an anderen Orten:

• Facebook
• Snapchat
• Instagram
• LinkedIn
• Google+
• Communities wie Reddit oder Hacker News.

Auch klassische Foren sind gute Anlaufstellen, wenn man sich dort als beitragendes Mitglied einen Namen macht und keinen Spam verbreitet.

Social Media ist keine Einbahnstraße. Die Informationen erreichen die Menschen auch zufällig. Zumindest erscheint es so. Ahmen Sie den natürlichen Informationsfluss nach, indem Sie jemandem auf Twitter danken, auch wenn er ursprünglich etwas auf Facebook mit Ihnen geteilt hatte. Damit können Sie das Gespräch erweitern und wirklich plattformübergreifend agieren. Dann gleicht das Gespräch auch einer lebendigen Autobahn statt einer drögen Landstraße. Sie aktivieren damit Ihren anderen Social-Media-Präsenzen und überraschen auch den Nutzer im positiven Sinne. Es zeigt, wie aufmerksam und eifrig Sie sind.

Für das Vernetzen gibt es immer einen Grund. Wenn nicht, (er)finden Sie einen. Sehen Sie es so: Ihr Event hilft dem Teilnehmer. Sie wollen ihm als nicht etwas andrehen. Stattdessen geben Sie ihm die Möglichkeit, bei einer großartigen Veranstaltung dabei zu sein. Sie wird ihm geschäftlich weiterhelfen.

Nach der Registrierung zum Teilen bitten

Hat sich ein Nutzer für Ihr Event registriert, bitten Sie ihn auf der Danke-Seite, seine Registrierung zu verlautbaren.

Auf Twitter kann das nach dem Schema passieren:

Ich bin beim <Eventname bzw. @Twittername> dabei. Kommst du auch? www.eventname.de #eventname.

Diesen Text hätten Sie natürlich schon vorbereitet, sodass der Neu-Teilnehmer nur den „Tweet“-Button klicken müsste. Die nachfolgende Bestätigungs-E-Mail können Sie zur Aufforderung nutzen, Ihnen bei Twitter oder anderen sozialen Netzwerken zu folgen. Die Erwähnung des Hashtags ist auch empfehlenswert.

Automatisiert antworten (Auto-Responder)

Ein Teilnehmer hat eine Frage zum Event per Kontaktformular an Sie geschickt. Er erhält eine automatische Antwort, weil Sie ihm erst später antworten können. In dieser E-Mail können Sie aber auch mit einem Link zur Webseite (oder Ihrem aktuellen und event-relevanten Blogartikel) aufs Event aufmerksam machen.

Event-Marketing im Blog

Sie sind der Herr auf Ihrem Blog. Machen Sie Gebrauch davon. Im Social Media hat der jeweilige Plattform-Betreiber die Oberhand. Sie spielen nach seinen Regeln. Das ist auch in Ordnung. Auf Ihrem Blog, insofern Sie ihn selbst hosten, sind Sie aber der Bestimmer.

Vor dem Event bloggen

Sie können mehrere Wochen vor dem Event in einem Blogartikel-Countdown auf das Event Appetit machen, z. B. in wöchentlich erscheinenden Artikeln. Das wäre ähnlich wie beim erwähnten Twitter-Countdown, wo die Zeitabstände zwischen zwei Veröffentlichungen eben nur Minuten oder Stunden betrügen.

Reichern Sie Ihren Artikel mit unterschiedlichen Medien an. Eingebundene Videos funktionieren auch hier gut. Ein Interview mit einem Speaker könnten Sie transkribiert zum Nachlesen und als Video zum Anschauen bereitstellen. Das würde Ihrem Leser ein gutes multimediales Erlebnis bereiten.

Wenn ein Video-Interview für Sie nicht möglich ist, senden Sie Ihrem Speaker die Fragen per E-Mail. Er beantwortet Sie, wenn er sich die Zeit dafür nimmt.

Ihren Speaker zum Gastautor machen. Obwohl er seine Zeit ins Verfassen stecken müsste, hätte es für ihn und seine Webseite Vorteile hinsichtlich des Back-Linkings (fürs SEO) und Social Media. Was der Speaker selbst geschrieben hat, würde er auch mit seinem Netzwerk teilen und direkt aufs Event aufmerksam machen.

Das funktioniert auch im gegenseitigen Tandem. Sie schreiben als Veranstalter im Blog eines Speakers und Ihr Speaker schreibt in Ihrem Blog. Jeder von Ihnen teilt dann den jeweiligen Artikel und vermarktet damit auch den Blog bzw. das damit verbundene Event.

Das richtige Timing taktvoll einsetzen

Warten Sie nicht, bis das warme Gefühl eines guten Gesprächs wieder abgekühlt ist. Setzen Sie das Gespräch direkt fort. Im Social Media und im persönlichen Austausch wollen Sie die Gunst des Moments nutzen und direkt antworten. Distanzgespräche können mit ihrer geografischen Barriere ungewollte menschliche Distanz schaffen, wenn Sie sich zu viel Zeit für eine Antwort lassen.

Seien Sie unmittelbar in Ihrem Marketing. Stellen Sie namentlich eine Person zum Ansprechen oder das Team vor, das die Social-Media-Betreuung übernimmt. In E-Mail-Korrespondenzen wollen Sie schließlich auch wissen, mit wem Sie es zu tun haben. Social Media ist eine große, grüne Gesprächswiese. Nehmen Sie dort Platz, erzählen Sie interessante Geschichten rund um Ihr Event und erwarten Sie Gesellschaft.

Ihren Teilnehmer persönlich begrüßen

Wenn Ihr Event-Marketing läuft, sollte auch Ihr Einlass-Management geschmeidig ablaufen. Mit innovativen Software-Lösungen fürs Teilnehmer-Management und -Engagement helfen wir Konferenz- und Messe-Veranstaltern, darunter:

• Online Marketing Rockstars
• Internet World Messe
• Gruenderszene.de
• Hubert Burda Media
• Bits&Pretzels
• Financial.com AG

Für Veranstaltungen mit bis zu 25.000 Teilnehmern halfen wir bereits, den Einlass optimal und ohne Warteschlangen zu organisieren.

Rufen Sie uns an: 089 – 2155294 60. In einer individuellen Beratung lernen wir Sie und Ihre Situation gerne kennen. Ihre Fragen beantworten wir auch per E-Mail: Schreiben Sie uns.

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Vorschau: Das waren die praktischen Tipps für Ihr Online-Marketing. In den folgenden 2 Teilen lernen Sie, wie Sie agil verkaufen, Ihr Event gebührend beenden und Ihr nächstes Event innovativ angehen. Die Veröffentlichung findet jeweils am Montag, 23. und 30.01.2017 statt. Den 1. Teil verpasst? Lesen Sie, wie Sie Ihr Event im Startup-Stil aufziehen.