Agiles Event-Marketing Teil 1: Ihr Event wie ein Startup aufziehen

Im ersten Teil unserer 4-teiligen Reihe „Agiles Event-Marketing“ erfahren Sie, wie Sie agil denken, um agil umsetzen. Sie lernen außerdem, wie Sie Ihre Event-Webseite optimal fürs Event-Marketing aufbereiten. Teil 2 veröffentlichen wir am kommenden Montag (16.01.2017).

Das Event-Marketing üben Sie parallel zu Ihren organisatorischen Aktivitäten aus. Sie agieren hinter den Kulissen und in der Öffentlichkeit. Ihnen ist bewusst, dass Ihr Event optimaler laufen könnte. Es könnte mehr Besucher vertragen und an den Prozessen könnten Sie ebenfalls feilen. Agile Prozesse stellen eine Alternative zu etablierten Abläufen dar. Startups setzen Sie beispielsweise in der Software-Entwicklung ein. Technologie ist auf Ihrer Seite. Sie kann Ihnen dabei helfen, Ihr Event auszuverkaufen.

In der folgenden Artikel-Reihe lernen Sie den agilen Denkansatz kennen. Sie erfahren, wie Sie ihn für Ihr Event-Marketing anwenden und welche modernen Marketing-Tools existieren. Dazu stand uns Christian Lohmeier (Senior Event Manager bei unserem Kunden Bits & Pretzels) zur Seite. Er gibt praktische Einblicke und Herausforderungen, als er und sein Team die Konferenz in 3 Jahren von Null auf 5.000+ Teilnehmer skalierten.

Gehen Sie agil vor

Sie gehen agil vor, wenn Sie einen geringen bürokratischen Aufwand und wenig fixe Vorgaben haben. Verfeinern Sie auch schrittweise, nicht von null auf hundert. Das heißt, Sie streuen offline und online an verschiedenen Orten sukzessive Samen und schauen, wo eine Pflanze gedeiht. Das kann eine Offline-Unterhaltung, Reddit-Thread oder ein Snapchat-Videogespräch sein.

Mit einem agilen Vorgehen arbeiten Sie zielorientiert und lösungszentriert. Probleme sehen Sie als Herausforderungen und nicht als Hürden. Um im Zeitplan zu bleiben, setzen Sie Ihr Event-Marketing z. B. in wiederholenden 2-Wochen-„Sprints“ um, in der Sie eine klare Zielvorgabe erreichen wollen.

Probieren, ohne (langfristig) zu verlieren

Nicht in jedem Fall haben Sie Konkurrenzveranstaltungen, an denen Sie sich orientieren können. Sie müssen sich aber immer an Ihren eigenen Ansprüchen und dem Qualitätsbewusstsein Ihrer Teilnehmer messen. Selbst scheinbar kleine Details wie ein Namensschild sind dann ausschlaggebend für eine positive Wahrnehmung des Events.

Deshalb ist allein die Ankündigung für eine neue Veranstaltung bereits der Ausruf, dass Sie diese ausverkaufen wollen. Sie treten in die Öffentlichkeit, um alle freien Tickets an den Mann zu bringen. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern messbare Ziele, die sie motivieren. Dazu eignen sich z. B. die Verkaufszahlen von Tickets anhand der Besucher Ihrer Webseite oder oder basierend auf der Menge der empfohlenen Ticketkäufer aus Ihrem Affiliate-Netzwerk.

Der Aufbau einer Veranstaltung, die lange leben soll, ist ein Mehrjahres-Akt — so wie das Gründen eines Startups. Im Falle der jährlich stattfindenden Bits & Pretzels zogen die Veranstalter zunächst 1.400 Teilnehmer an. Im September 2016 kamen bereits über 5.000 Teilnehmer zum Gründerfestival.

Die Event-Webseite: Zentraler Platz für Ihr Event-Marketing

Das Datum steht und der Veranstaltunsort ist gebucht? Check. Nun kümmern Sie sich darum, Teilnehmer zu gewinnen. Wenn es sich um ein wiederholendes Event handelt, ist eine Webseite zwingend.

Ihre Event-Webseite ist Ihr Dreh- und Angelpunkt für den Ticketverkauf. Davor, währenddessen und danach nutzen Sie Social Media, E-Mail und Suchmaschinen-Optimierung, um Aufmerksamkeit zu erregen. Betrachten Sie Ihre Webseite als einen Hub und Ihre Marketing-Aktivitäten als Akquise-Satelliten, die um ihn herumkreisen.

Beschreiben Sie überzeugend

Geben Sie das Thema, die Uhrzeit, den Ort und die Art der zu erwartenden Teilnehmer an. Beschreiben Sie die spezifischen Vorteile für jeden Teilnehmertyp.

Halten Sie den Text kurz, damit der Leser auch beim Überfliegen die essentiellen Informationen mitbekommt. Machen Sie Gebrauch von Testimonials: Sie helfen, dass sich ein potentieller Teilnehmer in einem ehemaligen Teilnehmer sehen kann. Er ist eine Art soziales Gütesiegel für Ihr Event.

Kuratieren Sie Ihre Inhalte

Neben dem sozialen Siegel konzentrieren Sie die Inhalte im Marketing auf den Teilnehmer. Er soll ein Gefühl für Ihr Event und den Veranstaltungsort bekommen. Wenn sich ein Teilnehmer vorstellen kann, auf Ihrer Veranstaltung zu sein, haben Sie die richtigen Inhalte auf gewählt.

Zeigen Sie Fotos der Speaker mit Kurzbeschreibung

Bekannte Speaker wirken auf Menschenmassen wie ein Magnet. Zeigen Sie deshalb deren Gesichter auf der Event-Webseite und legen Sie in einem Absatz dar, warum ein Referent auf Ihrem Event richtig ist und was er Ihrem Teilnehmer vermitteln kann.

Aussagekräftiges Bild Ihres Events

Wenn Sie Ihre Event-Webseite in den sozialen Netzwerken teilen, wird üblicherweise ein kleines Vorschaubild gezeigt. Sie können dafür das Eventlogo, ein Bild von ehemaligen Teilnehmern oder ein freundlich lächelndes Gesicht zeigen.

Eventbezogene Videos

Auf Ihrer Webseite können Sie auch einfache Video-Interviews mit Referenten zeigen. Das können Sie als Echtzeit-Video zeigen, z. B. als Live-Stream oder zuvor gespeichertes Video. Damit machen Sie Appetit auf das nachfolgende Programm oder Ihr nächstes Event. Live-Material vor Ort ist Gold wert. Wenn Sie einen Speaker beim Event per Video aufnehmen, fangen Sie auch automatisch die Stimmung vor Ort ein.

Für ein Live-Video können Sie ein Smartphone nutzen. Live-Funktionen finden Sie bei Facebook, Instagram, Twitter oder Snapchat. Sie können aber auch per Laptop einen Livestream mittels Google Hangout oder Skype aufsetzen. Nutzen Sie eine HD-Kamera oder einen Camcorder ergänzend zu Ihren Smartphone-Aufnahmen. Dann können Sie das Video später verwenden und es mit anderem Material zusammenschneiden.

Setzen Sie auf Bewegtbild. Video wird zum beliebtesten Medium und Webvideo wird auch Mainstream, wie Videoexperte Bertram Gugel weiß.

Die einzige Aufforderung: Jetzt fürs Event registrieren

Die Inhalte krönen Sie mit einem „Registrien“-Button, den Sie prominent und deutlich erkennbar platzieren. Machen Sie Ihre Absicht eindeutig: Sie wollen Ihren Webseite-Besucher als Teilnehmer auf Ihrem Event sehen.

Für Suchmaschinen optimieren (SEO)

Die Suchmaschinenoptimierung ist wichtig für die Auffindbarkeit Ihrer Event-Webseite. Die oberen Positionen in der Suchausgabe werden am meisten geklickt. Um dort zu landen, wählen Sie ein Schlüsselwort, für das Sie Ihre Webseite auflisten wollen. Dieses erfahren Sie durch eine Keyword-Analyse: Sie sehen das Suchvolumen des Schlüsselwortes und wie viele Wettbewerber Sie dort erwarten würden.

Um im Index der Suchmaschinen zu landen, lässt sich beispielsweise Google 4 Tage bis 4 Wochen Zeit. Der Backlink einer hoch-qualitativen Webseite kann Ihrem Webseite-Ranking gut tun. Beschleunigen wird er die Indizierung aber nicht.

Schlüsselwort finden

Ihre Webseite wird ohne Ihr Zutun nicht bei den Suchmaschinen gelistet. Neben der Beliebtheit (Authorität) Ihrer Webseite sind die Inhalte (mittels On-Page-SEO) und das Schlüsselwort die wesentlichen Faktoren, um gefunden zu werden.

Finden Sie ein relevantes Schlüsselwort. Sinnvoll ist die Kombination aus „Event“ + Name der Stadt + Thema des Events. Ein Beispiel: „München Konferenz Gründer“. Unter diesem Suchbegriff wird z. B. Bits & Pretzels bei Google & Co. gefunden.

Im Titel und Kopf das Schlüsselwort erwähnen

Verwenden Sie das Schlüsselwort im Header- und Title-Tag Ihres Webseite-Quelltextes. Nennen Sie im Title-Tag das Schlüsselwort zuerst, damit der Suchende den exakten Begriff vorfindet. Dann folgt der Eventname. Ein vollständer Titel könnte so lauten: „Gründer-Konferenz in München — Bits & Pretzels“.

Das Event beschreiben und „meta-beschreiben“

Finden Sie eine suchfreundliche Meta-Beschreibung. Sie ist nach dem eigentlichen Titel Ihrer Webseite der zweitwichtigste Inhalt, der zum Klick führen kann. Halten Sie sich darin kurz und prägnant.

In den Texten Ihrer Event-Webseite achten Sie auf eine augenfreundliche Formatierung der Absätze, die einfach zu lesen ist. Auch unterschiedliche Arten der Aufbereitung sind wichtig. Dafür können Sie Zwischenüberschriften, Bullet-Listen, internen Links sowie grafischen und fotografischen Elementen einsetzen. Das Schlüsselwort sollten Sie auch im guten Umfang einsetzen.

Externe Links erhalten und interne Links setzen

Wenn eine Webseite, die von der Suchmaschine gut bewertet wird, auf eine neuere Webseite verweist, profitiert die neuere Webseite durch das ausgesprochene Vertrauen. Auch domain-intern wollen Sie von verschiedenen Orten Ihrer Webseite auf die Event-Webseite verlinken.

Damit bestärken Sie die Suchmaschinen-Relevanz der Webseite für Ihr angegebenes Schlüsselwort. So wie ein Besucher sich durch die Seite klickt, navigiert auch ein Suchroboter durch die angegegenen Links. Je besser er sich orientieren kann, umso für den Menschen und die Suchmaschine.

Ihr nächstes Event nur mit eigener Webseite

Eine Präsenz im Web ist zwingend für den Erfolg Ihrer Veranstaltung, ob als selbst erstellte Webseite oder z. B. bei Eventbrite gehostet. Damit Ihr Event-Marketing vor Ort auch wunschgemäß verläuft, ist ein fortschrittliches Einlass-Management nötig. Es garantiert, ein einwandfreien Ablauf auch bei mehreren tausend Teilnehmern.

Unsere Kunden von Bits & Pretzels setzen unser Einlass-System samt schnellem Namensschild-Druck erfolgreich ein. Das 3-tägige Festival mit mehr als 5.000 Teilnehmern hat sich international als zweitgrößte Gründerkonferenz einen Namen gemacht.

Wir statten Konferenz- und Messe-Veranstalter mit innovativen Software-Lösungen fürs Teilnehmer-Management und -Engagement aus. Zunächst möchten wir Sie und Ihre Situation kennenlernen. Am besten erreichen Sie uns per Telefon. Für eine individuelle Beratung, rufen Sie uns an: 089 – 2155294 60. Ihre Fragen beantworten wir auch gerne per E-Mail. Schreiben Sie uns.

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Vorschau: In den folgenden 3 Teilen erfahren Sie, wie Sie vor dem Event mit Ihrem Marketing Stimmung machen, agil anpreisen und verkaufen sowie Ihr Event richtig beenden und innovativ fortsetzen. Die Veröffentlichung findet jeweils am Montag, 16., 23. und 30.01.2017 statt.