5 Tipps für den perfekten ersten Eindruck Ihres Events

Stellen Sie sich vor, Sie persönlich wären ein Besucher Ihres Events. Dieser Besucher ist ein Kunde, der Ihr Event (und Sie als Veranstalter dahinter) bereits kennt oder noch nie von der Veranstaltung oder Ihnen gehört hat.

Der erste Eindruck zählt

Aus den Augen Ihres Besuchers

Er begibt sich auf eine Reise, die Sie von Anfang bis Ende geplant haben. Sie kennen seine Probleme bei der Registrierung. Sie wissen, welche Punkte bei der Anfahrt zum Veranstaltungsort zu beachten sind. Sie sind vorbereitet auf die Herausforderungen, die auf Ihren Besucher vor Ort warten.

Sie haben die Schritte vor, während und nach der Registrierung (beim Einlass und auf dem Event selbst) minutiös durchgespielt. Aus diesem Grund geben Sie Ihrem Besucher praktische Hinweise und haben Lösungen unmittelbar für ihn parat. Sie geleiten Ihren Besucher ganz im Sinne eines ganzheitlichen Service-Designs durch alle Einzelschritte im Prozess.

Ihr Besucher nimmt die Einzelschritte nicht direkt wahr. Es interessiert ihn auch ehrlich gesagt nicht. Für ihn ist alles, was vor dem Event stattfindet, ein großer Prozess: der Weg zur erfolgreichen Registrierung.

„Sie können Gedanken lesen“, wird er sagen, wenn Sie potentielle Probleme an jedem Kontaktpunkt im Voraus ermittelt haben und sie blitzschnell lösen können. Dass Sie Neu- und Bestandskunden auf dem gleichen Niveau mit der selben Servicequalität behandeln, versteht sich von selbst.

Vor Ort kommt es drauf an

Im Internet gibt es viele Möglichkeiten, in Kontakt mit Ihrer Marke und den angebotenen Veranstaltungen zu treten. Es spricht sich schnell rum, was Sie machen und wie es auf Ihren Events zugeht. Ihre Website ist 1A, weil sie dort — anders als bei Facebook & Co. – jeden Teilaspekt kontrollieren können. Ihre Online-Experience stellt oft den ersten Kontakt dar zum (potentiellen) Besucher.

Aus den Augen des Besuchers betrachten

Der erste physische Kontakt ist allerdings direkt am Veranstaltungsort. Es ist der erste Vor-Ort-Eindruck Ihres Events. Nach dem ersten Eindruck haben Sie keine zweite Chance, ihn wieder wettzumachen. Jeden Fauxpas merkt sich Ihr Besucher, ob unbewusst oder bewusst, kurz- oder langfristig.

Leisten Sie sich keine Fehler. Wenn Sie die folgenden Tipps berücksichtigen, sind Sie auf einem guten Weg, ein exzellentes Event von Beginn an auf die Beine zu stellen.

Tipp 1: Klare Wegrouten

Nichts ist frustrierender für Ihren Besucher, wenn er sich nicht orientieren kann. Er möchte vom Check-in-Schalter zu den Ausstellungs- bzw. Konferenzräumen einfach geleitet werden, ohne mehrfach fragen zu müssen.

Toiletten, Speise- und Sitzmöglichkeiten sowie besondere Angebote für Fachbesucher möchte er bequem und mit hoher Zugänglichkeit (z.B. für Besucher in Rollstühlen) erreichen.

Tipp 2: Verständliche Ausschilderungen

Um auch ohne Übersichtskarte sicher durch Ihr Event zu navigieren, sind einfache, sehr gut sichtbare und unmissverständliche Schilder in großen Mengen unumgänglich.

Halten Sie sich kurz bei der Wortwahl. Kürzer ist besser.

Tipp 3: Vorherige Schulung des Personals

Ob Teil Ihres Kernteams oder durch Dritte beauftragt, die Hosts und Hostessen sind die menschliche Außendarstellung Ihrer Marke. Ihren Besuchern kümmert wenig, dass ein Mitarbeiter nicht immer für Sie arbeitet. Er erwartet, dass er so kompetent und sicher seine Fragen beantwortet wie eine Stammkraft.

Stellen Sie sicher, dass temporäre Aushilfen Ihre Unternehmenswerte kennen und darauf geeicht sind, jedem Besucher mit absoluter Professionalität und Freundlichkeit zu begegnen. Bei Bedarf sollten sie auch für bereichsübergreifende Arbeiten einspringen und aushelfen können.

Tipp 4: Technik testen

Ohne Frage erwartet Ihr Besucher, dass Ihre technische Ausrüstung funktioniert. Für ihn muss das Wi-Fi schnell und zuverlässig sein. Präsentationen müssen laufen und interaktive Elemente müssen das gewünschte Feedback geben.

Ein Plan B ist immer hilfreich: in Form eines Datenbackups oder einer Offline-Alternative. Wenn Dinge nicht funktionieren bzw. ausfallen, rechnet Ihr Besucher es Ihnen sehr hoch an, wenn Sie sich zu helfen wissen. Er fühlt sich dann in sicheren und kompetenten Händen.

Tipp 5: Begrüßung am Eingang und Namensschilddruck vor Ort

Von unseren Kunden wissen wir, dass der Ticket- und Namensschilddruck vorab ineffizient ist. Wenn Sie ebenfalls einen Vorabdruck einsetzen, benötigen Sie mehr Zeit (i.d.R. mehrere Tage) und haben hohe Personalkosten.

Herausforderungen beim Vorabdruck

In vielen Fällen sortiert Ihr Personal die Namensschilder alphabetisch, weshalb der Check-in auch nach alphabetischer Sortierung abläuft. Dies führt zu ungleich langen Schlangen und bedeutet eine längere Wartezeit für Ihren Besucher.

Ihr Besucher registriert sich auch zunehmend (so der Trend) kurz vor dem Event, sodass der Vorabdruck dieses Verhalten und kurzfristige Änderungen (auch direkt am Einlass) nicht abdecken kann. Vorabdruck ist starr und nicht mehr zeitgemäß für Änderungen, die in Echtzeit und unerwartet passieren.

Zusätzliche Herausforderungen beim Versand

Schicken Sie das Ticket- bzw. Namensschild außerdem vorab an Ihren Besucher, muss es natürlich vorher ausgedruckt werden (siehe vorheriger Abschnitt) und sie müssen mit entsprechend hohen Versandgebühren rechnen.

Weitere Probleme können auftreten:

• Ihr Besucher vergisst das Ticket zuhause
• Ihr Besucher verliert das Ticket
• Das Ticket kommt nicht an bzw. wird nicht korrekt zugestellt

Zudem ist der Versand Papierverschwendung und umweltfeindlich. Ihr Besucher ist zunehmend daran interessiert, sich umweltfreundlich und nachhaltig zu verhalten. Das ist in den letzten 5-10 Jahren zu beobachten. Insofern ist der Papierversand nicht mehr modern bzw. zeitgemäß.

Vor Ort das Namensschild ausdrucken

Auf Ihrem Event wartet Ihr Besucher gerne, wenn es dem Spannungsaufbau dient. Er fiebert oft einem Höhepunkt entgegen. Den Einlass empfindet er als nicht besonders spannend, aufregend oder gar wichtig. Er möchte ihn hinter sich bringen, weil er weiß, was danach kommt, ist das wirklich Interessante.

Überraschen Sie Ihren Besucher dann umso mehr mit einem Einlassprozess, den er nicht schmerzhaft ertragen muss.

Attraktive Innovation und hohe Geschwindigkeit

Ihr Besucher zeigt das Ticket mit Barcode oder QR-Code, den Ihre Hostess (direkt vom Smartphone) einscannt. Das Namensschild druckt ein Thermodirektdrucker dann blitzschnell aus — in 1 Sekunde vom Scan zum fertigen Badge. Er kann der Hostess auch einfach seinen Namen nennen, wenn er keinen Code zur Hand hat.

Weitere Vorteile es Vor-Ort-Drucks:

• Sie minimieren Ihre Zeit- und Personalkosten
• Ihr Besucher kann an allen Check-in-Schaltern einchecken (keine langen, unnötigen Warteschlangen)
• Verzichten Sie auf tagelange Vorbereitungen für Druck und Sortierung
• Die Ticketausgabe, Registrierung und Anmeldung vor Ort ist problemlos möglich — Namensschilder drucken Sie einfach vor Ort aus
• Wenn wichtige Gäste (VIPs) eintreffen, bekommen Ihre Hostessen direkt eine Nachricht aufs Smartphone
• Überzeugen Sie Ihren Besucher mit einem modernen und innovativen Auftritt (ein Trend für viele Veranstalter), und aktuelle Besucherstatistiken sehen Sie direkt per App auf dem Smartphone

Kurzfristige Anmeldungen können Sie schnell erfassen, und wenn ein Namensschild falsch ist, können Sie es korrigieren und neu ausdrucken. Farbige Namensschilder sind übrigens auch kein Problem, wenn Sie sie vorab als Rolle produzieren, damit Sie nur noch die persönlichen Informationen auf das Namensschild drucken müssen.

Positiv und freundlich empfangen

Ihre Veranstaltung lebt von den Besuchern. Sie hauchen ihr Leben ein und machen sie zu einer einzigartigen Sammlung von außerordentlichen Momenten. Ein begeisterter Besucher ist Ihr bester Botschafter.

Freundlicher Empfang am Einlass

Wir greifen Ihnen unter die Arme und unterstützen Sie in Ihrer Leidenschaft, einen zweifelsfrei hervorragenden ersten Eindruck beim Besucher zu machen. Das zu oft vernachlässigte Einlass-Management ist unsere Stärke und Ihre Chance, Ihrem Besucher vom Start weg ein durchgehend fantastisches Erlebnis zu bereiten.

So wie Sie begrüßt werden, grüßen Sie auch zurück. Ein positiver und ausgesprochen freundlicher erster Eindruck steckt Ihren Besucher zur Freundlichkeit an. Lassen Sie uns gemeinsam diesen Eindruck schaffen, damit aus Neubesuchern Stammbesucher werden, die Ihr Event benötigen, wie die Luft zum Atmen.

Als Event Innovate freuen wir uns Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot zu schnüren. Wann ist Ihr nächstes Event? Rufen Sie uns an (+49(0)89 2155294 60) oder schreiben Sie uns.